MINISTARSTVO VANJSKIH I EUROPSKIH POSLOVA
Na temelju članka 12. stavak 2. Zakona o javnoj nabavi (»Narodne novine« broj: 90/2011) donosim
Članak 1.
(1) Ovim Pravilnikom uređuju se uvjeti i postupci sklapanja ugovora i izdavanja narudžbenica za javnu nabavu (u daljnjem tekstu: postupak sklapanja ugovora) usluga, robe i radova u diplomatskim misijama i konzularnim uredima Republike Hrvatske u inozemstvu, a čija je procijenjena vrijednost manja od 900.000,00 kn.
(2) Sastavni dio ovoga Pravilnika jesu:
Prilog I – Interna odluka o početku postupka sklapanja ugovora o javnoj nabavi;
Prilog II – Poziv na dostavu ponude;
Prilog III – Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda;
Prilog IV – Odluka o odabiru;
Prilog V – Odluka o poništenju;
Prilog VI – Narudžbenica.
(3) U roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika, ministrica će donijeti naputak o primjeni Pravilnika, a isti se objavljuje na internim stranicama Ministarstva.
OSNOVNA NAČELA JAVNE NABAVE U DIPLOMATSKIM MISIJAMA I KONZULARNIM UREDIMA RH U INOZEMSTVU
Članak 2.
Uvažavajući specifičnosti pojedinih zemalja primateljica, različite poslovne običaje i zakonsku regulativu, uvjeti i postupci sklapanja ugovora uređeni ovim Pravilnikom temelje se na sljedećim osnovnim načelima:
– načelo racionalnog i efikasnog trošenja proračunskih sredstava;
– načelo učinkovitosti
– načelo slobode kretanja roba i usluga;
– načelo slobode poslovnog nastana;
– načelo jednakog tretmana;
– načelo transparentnosti;
– načelo zabrane diskriminacije;
– načelo tržišnog natjecanja i
– načelo uzajamnog priznavanja.
Članak 3.
Ovaj Pravilnik ne primjenjuje se za sklapanje:
– ugovora o radu i ugovora o djelu povezanih s redovnima poslovima i aktivnostima u diplomatskim misijama i konzularnim uredima RH u inozemstvu (u daljnjem tekstu: DMKU);
– ugovora o stjecanju, zakupu ili najmu postojećih zgrada, druge nepokretne imovine, zemljišta ili prava koja se njih tiču, bez obzira na način financiranja kao i drugih ugovornih obveza koje su ugovorom preuzete;
– ugovora za termine radiotelevizijskog emitiranja;
– ugovora o školovanju djece šefova DMKU te državnih službenika i namještenika na mandatu u DMKU;
– ugovora o zdravstvenim uslugama do iznosa propisanog člankom 6. stavak 4. ovoga Pravilnika; ugovora koji su na osnovi propisa Republike Hrvatske određeni kao klasificirani i čije izvršenje na osnovi zakona ili drugih propisa Republike Hrvatske zahtijeva primjenu mjera informacijske sigurnosti;
– ugovora o odvjetničkim i javnobilježničkim uslugama.
Članak 4.
DMKU provodi postupak sklapanja ugovora izravnom pogodbom, bez objave poziva za dostavu ponuda, u slučajevima:
– iznimne žurnosti, izazvane dogadajima koje DMKU nije mogao predvidjeti ili na njih utjecati i kada se rokovi za provedbu postupaka iz ovoga Pravilnika ne mogu primijeniti;
– kada na lokalnom tržištu nije moguće prikupiti ponude za usluge, robe i radove (u daljnjem tekstu: predmet nabave) koje su vezane za točno određenu tvrtku koja jedina ima mogućnost isporučiti traženi predmet nabave (tzv. tehnički ili umjetnički razlozi ili razlozi vezani za zaštitu posebnog ili isključivog prava);
– kada je nužno ugovoriti dodatne radove ili usluge ugovorene osnovnim ugovorom radove i usluge koji nisu ugovoreni osnovnim ugovorom ali su nužni za završetak projekta. Ukupna vrijednost dodatno ugovorenih radova ili usluga ne smije premašiti 25% vrijednosti osnovnog ugovora.
UVJETI PROVOĐENJA POSTUPAKA SKLAPANJA UGOVORA U DMKU
Članak 5.
(1) Šef DMKU odnosno osoba koja ga mijenja, sukladno osiguranim proračunskim sredstvima, donosi Plan nabave DMKU i dostavlja ga potpisanog u elektroničkom obliku, nadležnoj službi Ministarstva vanjskih i europskih poslova (u daljnjem tekstu: MVEP). Konačna i prihvaćena verzija Plana nabave DMKU će biti uvrštena u Plan nabave MVEP koji donosi čelnik MVEP.
(2) Postupak sklapanja ugovora u DMKU može se pokrenuti samo kada su planirana i osigurana financijska sredstva i kada je predmet nabave uvršten u Plan nabave za proračunsku godinu.
(3) Predmet nabave su istovrsne robe, usluge ili radovi u količini koja se planira nabavljati u tijeku jedne proračunske godine.
(4) Istovrsnom robom, uslugama ili radovima smatraju se one koje imaju istu namjenu, tehničke karakteristike i predstavljaju tehnološko-tehničku ili funkcionalnu cjelinu.
(5) Nabava usluga vezanih uz službena putovanja (smještaj, avio-karte i sl.), preseljenja i nabavu energenata definira se kao pojedinačan (zaseban) predmet nabave.
(6) Planirana vrijednost nabave je vrijednost predmeta nabave u kojoj moraju biti obuhvaćeni i svi ostali troškovi (isporuka, montaža, porezi i sl.).
Članak 6.
(1) DMKU nije obvezan primjenjivati ovaj Pravilnik ako je procijenjena vrijednost nabave manja od 40.000,00 kn. U slučajevima nabave usluga i roba navedenih u članku 11. stavku 1. ovoga Pravilnika, DMKU je dužan zatražiti mišljenje nadležnih službi.
(2) Za procijenjenu vrijednost nabave koja je jednaka ili veća od 40.000,00 kn a manja od 150.000,00 kn, DMKU je obvezan zatražiti najmanje tri pisane ponude.
(3) Za procijenjenu vrijednost nabave koja je jednaka ili veća od 150.000,00 kn a manja od 900.000,00 kn, DMKU je obvezan zatražiti najmanje tri pisane ponude uz istovremeno objavljivanje poziva na dostavu ponuda na Web stranicama DMKU.
(4) Za procijenjenu vrijednost nabave koja je jednaka ili veća od 900.000,00 kn, ne primjenjuje se ovaj Pravilnik već je provođenje postupaka u nadležnosti stručnih službi MVEP, primjenom Zakona o javnoj nabavi (NN 90/2011).
Članak 7.
(1) Vrijednosni pragovi iz članka 6. ovoga Pravilnika preračunavaju se u valutu zemlje primateljice prema srednjem tečaju HNB na dan preračunavanja, a izraženi su bez PDV-a (odnosno adekvatnog poreza zemlje primateljice).
(2) Procijenjena vrijednost nabave je vrijednost predmeta nabave umanjena za iznos poreza i drugih davanja kojih je DMKU oslobođen ili mu se naknadno vraćaju, ovisno o specifičnostima zemlje primateljice.
Članak 8.
(1) Za potrebe provođenja postupka sklapanja ugovora u DMKU iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika, obvezno je imenovanje povjerenstva od tri člana koji su državni službenici ili namještenici MVEP-a. Jedan član povjerenstva može biti iz redova lokalno angažiranog osoblja.
(2) Izuzetno, povjerenstvo može imati manje od tri člana i to u slučaju kada je iz objektivnih okolnosti ukupan broj državnih službenika i namještenika manji od tri.
(3) Radom povjerenstva rukovodi predsjednik povjerenstva.
Članak 9.
Osoba odgovorna za provođenje postupaka sklapanja ugovora u DMKU je šef DMKU odnosno osoba koja ga po pisanom ovlaštenju mijenja (u daljnjem tekstu: Odgovorna osoba).
POSTUPCI SKLAPANJA UGOVORA ZA JAVNU NABAVU U DMKU
Članak 10.
(1) Postupak sklapanja ugovora iz članka 6. stavka 2. ovoga Pravilnika počinje slanjem poziva na dostavu ponuda potencijalnim ponuditeljima.
(2) Postupak sklapanja ugovora iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika počinje donošenjem Interne odluke o početku postupka sklapanja ugovora (u daljnjem tekstu: IOP, Prilog I ovoga Pravilnika), a koju donosi Odgovorna osoba.
(3) U slučaju iz članka 4. alineja 1. i 2. ovoga Pravilnika, postupak sklapanja ugovora u DMKU također počinje donošenjem IOP-a, uz navođenje pravne osnove za odabir postupka i kratkog obrazloženja primjene istog.
(4) IOP obavezno sadrži minimalno sljedeće podatke: Naziv i adresu DMKU, Opis predmeta nabave, Procijenjenu vrijednost predmeta nabave (bez pripadajućih poreza), Osnovu za provođenje postupka (članak ovoga Pravilnika), Aktivnost i poziciju iz proračuna na kojoj je nabava planirana, Popis predsjednika i članova povjerenstva, Ime i prezime te potpis Odgovorne osobe.
(5) IOP se uručuje svim imenovanim članovima Povjerenstva, jedan primjerak se odlaže u spis, a jedna kopija se elektroničkom poštom dostavlja u MVEP, nadležnoj službi.
Članak 11.
(1) DMKU obavezan je zatražiti pisanim putem prethodno mišljenje nadležnih službi, a u svrhu poštivanja internih standarda MVEP-a za:
– nabavu i održavanje opreme za zaštitu i sigurnost;
– nabavu i održavanje komunikacijske opreme;
– nabavu i održavanje računalne opreme;
– nabavu službenih vozila;
– nabavu namještaja i opreme za opremanje DMKU, rezidencija i stanova;
– nabavu i restauriranje umjetničkih djela;
– investicijsko održavanje objekata u vlasništvu ili u najmu;
– dodatna ulaganja na građevinskim objektima u vlasništvu ili u najmu.
(2) Postupak sklapanja ugovora može se nastaviti tek po dobivanju pozitivnog pisanog mišljenja nadležnih službi.
Članak 12.
(1) Povjerenstvo priprema i izrađuje detaljan opis predmeta, koji sadrži sve nužne specifikacije predmeta nabave, prikladan za slanje poziva na dostavu ponuda.
(2) Predmet nabave mora biti opisan na jasan, potpun i nediskriminirajući način koji osigurava mogućnost nadmetanja među potencijalnim ponuditeljima i usporedivost ponuda u pogledu zahtjeva koje je DMKU postavio.
(3) Upotreba zaštićenog imena (trgovačke marke) u pravilu nije dozvoljena u opisu predmeta nabave osim u slučaju kada ni na koji drugi način predmet nabave nije moguće precizno opisati. Tada se uz navodenje zaštićenog imena, u opisu predmeta nabave, obvezno dodaju riječi »ili jednakovrijedan«.
Članak 13.
(1) Za vrijednosti nabave navedene u članku 6. stavku 2. ovoga Pravilnika, DMKU priprema tekst poziva na dostavu ponuda (u daljnjem tekstu: PDP, Prilog II ovoga Pravilnika) koji će biti upućen potencijalnim ponuditeljima na dokaziv način.
(2) Za vrijednosti nabave navedene u članku 6. stavku 3. ovoga Pravilnika, povjerenstvo priprema tekst poziva na dostavu ponuda koji će biti upućen potencijalnim ponuditeljima uz istovremeno objavljivanje PDP na Web stranicama DMKU.
(3) PDP minimalno sadrži: Naziv DMKU, naziv i adresu potencijalnog ponuditelja, kratak opis predmeta nabave, rok za dostavu ponude (datum i vrijeme), uvjete i zahtjeve koje ponuditelji trebaju ispuniti, način dostavljanja ponuda, adresu na kojoj se može preuzeti dodatna dokumentacija ako je potrebno, adresu na koju se ponude dostavljaju, ime i prezime, broj telefona i elektroničku adresu osobe za kontakt.
(4) Povjerenstvo upućuje PDP u pisanom obliku istovremeno na najmanje tri potencijalna ponuditelja. PDP se upućuje na način koji omogućuje dokazivanje da je isti zaprimljen od strane potencijalnog ponuditelja (dostavnica, povratnica, kopija izvješća o uspješnom slanju telefaksom, tiskano izvješće o pročitanoj elektroničkoj pošti i sl.).
(5) Ostale ponude, zaprimljene na osnovi objavljenog PDP na Web stranicama DMKU, uzimaju se u razmatranje pod istim uvjetima kao i ponude zaprimljene na osnovi PDP upućenog potencijalnim ponuditeljima.
Članak 14.
(1) U slučaju da prikupljanjem ponuda sukladno članku 13. stavak 2. ovoga Pravilnika ne pristigne niti jedna ponuda, odnosno niti jedna prihvatljiva ponuda, Povjerenstvo je dužno objaviti PDP u dnevnom ili specijaliziranom tisku ili nacionalnom oglasniku zemlje primateljice, odnosno na drugi odgovarajući način, a objavljeni oglas u originalu ili preslici sačuvati u spisu kao dokaz objave, uz istovremeno objavljivanje PDP na Web stranicama DMKU.
(2) Ako nakon objave PDP u dnevnom tisku ne pristigne niti jedna ponuda, odnosno niti jedna prihvatljiva ponuda, DMKU će potreban predmet nabave osigurati slanjem PDP ponuditelju koji je u mogućnosti isporučiti traženi predmet nabave.
Članak 15.
(1) Prilikom određivanja rokova za dostavu ponuda, DMKU će posebice uzeti u obzir složenost predmeta nabave i vrijeme potrebno za izradu ponuda.
(2) Rok za dostavu ponuda u slučajevima iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika ne smije biti kraći od deset dana od dana potvrđenog primitka PDP od strane potencijalnog ponuditelja.
Članak 16.
(1) U postupku iz članka 6. stavak 2. ovoga Pravilnika, po isteku roka iz PDP-a određenog za dostavu ponuda, DMKU provjerava njihov sadržaj, uspoređuje specifikacije ponuđenog predmeta nabave, konstatira sve bitne uvjete ponude (rokove, cijene i sl.).
(2) Kao najpovoljnija ponuda može se izabrati samo ponuda ponuditelja koji je ispunio sve uvjete iz PDP-a i dodatne dokumentacije ako je bila potrebna, čija je cijena najniža ali u granicama planirane vrijednosti nabave.
(3) U slučaju da je najpovoljnija ponuda cijenom viša od osiguranih proračunskih sredstava za konkretan predmet nabave, DMKU ne može prihvatiti takvu ponudu.
(4) U slučajevima iz članka 11. ovoga Pravilnika, DMKU kopiju najpovoljnije ponude kao i njezin neslužbeni prijevod dostavlja na konačno mišljenje nadležnih službi MVEP, a nadležna služba konačno mišljenje dostavlja u pisanom obliku.
Članak 17.
(1) U postupku iz članka 6. stavak 3. ovoga Pravilnika, po isteku roka određenog za dostavu ponuda, Povjerenstvo otvara pristigle ponude, provjerava njihov sadržaj, uspoređuje specifikacije ponuđenog predmeta nabave, konstatira sve bitne uvjete ponude (rokove, cijene i sl.).
(2) O postupku otvaranja i ocjene ponuda sastavlja se Zapisnik o otvaranju i ocjeni ponuda (u daljnjem tekstu: Zapisnik, Prilog III. ovoga Pravilnika).
(3) Zapisnik minimalno mora sadržavati: Podatke o ponuditeljima (naziv, adresa, kontakt), konstataciju da ponuda odgovara opisu predmeta nabave ili navode svih elemenata u kojima ponuda odstupa od traženog, cijenu svake ponude, rokove i ostale bitne uvjete navedene u ponudi te odabranog ponuditelja kao i razloge odabira odnosno poništenja.
(4) Kao najpovoljnija ponuda može se izabrati samo ponuda ponuditelja koji je ispunio sve uvjete iz PDP-a i dodatne dokumentacije ako je bila potrebna, čija je cijena najniža ali u granicama planirane vrijednosti nabave određene u IOP-u.
(5) U slučaju da je najpovoljnija ponuda cijenom viša od osiguranih proračunskih sredstava za konkretan predmet nabave, Povjerenstvo je dužno poništiti postupak.
(6) U slučaju da otvaranju i ocjeni ponude ne nazoče svi članovi Povjerenstva odnosno u slučaju da svi članovi Povjerenstva nemaju isto mišljenje, isto se obvezno unosi u Zapisnik, a odabranom se smatra ponuda koju podržava natpolovična većina ukupnog broja prisutnih članova povjerenstva.
(7) Zapisnik potpisuju svi prisutni članovi Povjerenstva, a ovjerava ga svojim potpisom Odgovorna osoba. Zapisnik se sastavlja u dva primjerka, oba se čuvaju u spisu.
(8) U slučajevima iz članka 11. ovoga Pravilnika, Povjerenstvo kopiju Zapisnika zajedno s tabelom analitičkog prikaza ponuda, odabranom najpovoljnijom ponudom i njezinim neslužbenim prijevodom, dostavlja na konačno mišljenje nadležnih stručnih službi MVEP.
(9) Nadležna služba MVEP-a dužna je u pisanom obliku dati mišljenje najkasnije u roku od deset dana od dana dostave pismena iz stavka 8. ovoga članka, vodeći računa o roku za dostavu Odluke o odabiru ili poništenju.
Članak 18.
(1) DMKU je obvezan istovremeno izvijestiti sve ponuditelje koji su dostavili ponudu o rezultatima ocjene ponuda, dostavom Odluke o odabiru ili poništenju (u daljnjem tekstu: Odluka, Prilog IV i Prilog V ovoga Pravilnika).
(2) Odluka minimalno mora sadržavati: Naziv i adresu odabranog ponuditelja i ukupnu vrijednost odabrane ponude odnosno razloge poništenja i uputu o pravnom lijeku.
(3) Odluka se šalje ponuditeljima najkasnije u roku od deset dana od dana otvaranja ponuda, odnosno u roku od dvadeset dana od dana otvaranja ponuda za postupke sklapanja ugovora za koje je obavezno mišljenje nadležnih službi.
(4) Odluka se upućuje na način koji omogućuje dokazivanje da je ista zaprimljena od strane ponuditelja (dostavnica, povratnica, kopija izvješća o uspješnom slanju telefaksom, tiskano izvješće o pročitanoj elektroničkoj pošti i sl.).
PRAVNA ZAŠTITA
Članak 19.
(1) Svakom ponuditelju mora se osigurati pravo da u roku od 15 dana od dana prijema Odluke, dostavi prigovor DMKU, pisanim putem na istu adresu kao i za dostavu ponude.
(2) Ponuditelj koji je u roku iz stavka 1. ovoga članka propustio uložiti prigovor, gubi pravo izjavljivanja žalbe u daljnjem postupku.
(3) DMKU je dužan razmotriti svaki pisani prigovor i u najkraćem roku, ne duljem od pet dana od dana primitka prigovora te pisanim putem dostaviti odgovor na prigovor Ponuditelju koji je prigovor dostavio u propisanom roku. Odgovor se dostavlja na način opisan u članku 18. stavku 4. ovoga Pravilnika.
(4) Ponuditelj koji nije zadovoljan odgovorom DMKU na prigovor, ima mogućnost pravne zaštite izjavljivanjem žalbe MVEP.
(5) Žalba se MVEP izjavljuje pisanim putem, najkasnije u roku osam dana od dana primitka odgovora na prigovor, na dokaziv način (potvrda pošte ili kurirske službe).
(6) Kopija žalbe MVEP istovremeno se mora dostaviti i DMKU.
(7) O žalbi ponuditelja odlučivat će stalno Povjerenstvo MVEP imenovano od strane ministrice.
(8) MVEP je dužan dostaviti pisani zaključak ili rješenje o žalbi u roku od 15 dana od dana zaprimanja iste u pisarnici MVEP. Zaključak odnosno rješenje o žalbi sastavlja se isključivo na hrvatskom jeziku.
(9) Ponuditelj koji nije zadovoljan rješenjem MVEP, može pokrenuti upravni spor pred nadležnim upravnim sudom Republike Hrvatske.
Članak 20.
(1) U slučaju iz članka 6. stavka 2. ovoga Pravilnika, nakon odabira najpovoljnije ponude, DMKU izdaje pisanu narudžbenicu za nabavu usluga ili robe ili radova (Prilog VI ovoga Pravilnika).
(2) U slučaju iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika, DMKU potpisuje ugovor ili izdaje narudžbenicu za nabavu usluga ili robe ili radova, protekom roka od 15 dana od dana dostave Odluke.
(3) U slučaju zaprimanja prigovora ponuditelja, rokovi iz stavka 2. ovoga članka, produžuju se za osam dana od dana dostave odgovora na prigovor, a sukladno članku 19. stavak 5. ovoga Pravilnika.
(4) U slučaju da jedan ili više Ponuditelja podnesu žalbu MVEP, postupak se stavlja u stanje mirovanja do donošenja rješenja MVEP.
(5) Pokretanje upravnog spora ne odlaže sklapanje ugovora ili izdavanje narudžbenice odabranom ponuditelju.
Članak 21.
(1) Spis koji čine svi dokumenti nastali u postupku sklapanja ugovora iz članka 6. stavak 2. ovoga Pravilnika, DMKU je dužan čuvati dvije godine u svom arhivu, a po zahtjevu nadležnih službi dostaviti u MVEP.
(2) Spis koji čine svi dokumenti nastali u postupku sklapanja ugovora iz članka 6. stavak 3. ovoga Pravilnika, DMKU je dužan čuvati pet godina u svom arhivu, a po zahtjevu nadležnih službi dostaviti u MVEP.
(3) Za odlaganje i čuvanje spisa u propisanom roku, zadužen je djelatnik DMKU u stalnom radnom odnosu, a koji radi na poslovima arhiviranja, financijskog poslovanja ili sličnim administrativno-tehničkim poslovima.
(4) Za potpunost spisa u trenutku arhiviranja, odgovoran je predsjednik Povjerenstva. Predajom spisa na arhiviranje rad Povjerenstva završava.
Članak 22.
(1) Svi dokumenti namijenjeni objavi odnosno dostavi potencijalnim ili odabranim ponuditeljima, narudžbenice i ugovori pišu se u pravilu na službenom jeziku zemlje primateljice ili jednom od svjetskih jezika koji su prevladavajući u zemlji primateljici.
(2) Svi dokumenti na stranom jeziku obvezno se prevode na hrvatski jezik (dozvoljen je i neslužbeni prijevod) te se zajedno s originalnim pismenom odlažu u spis, a na zahtjev dostavljaju nadležnoj službi MVEP.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 23.
Nadzor nad provedbom ovoga Pravilnika provode ustrojstvene jedinice MVEP nadležne za poslove unutarnjeg nadzora, poslove unutarnje revizije, poslove upravljanja imovinom, poslove podrške službi vanjskih poslova i poslove nabave.
Članak 24.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama«.
Klasa: 001-01 /12-02/4 Urbroj: 521-X-03-12-1 Zagreb, 26. siječnja 2012.
Ministrica Vesna Pusić, v. r.
Prilog V – Odluka o poništenju
Izvor: http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2012_02_22_590.html