Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima

REGISTAR ZAKONODAVSTVA EU - EU01 Opća financijska i institucionalna pitanja

Službeni link: 32008R1302 verzija: 20.12.2008. na snazi od 20.12.2008.

Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima

* Na eur-lex nema službenog hrvatskog prijevoda, tekst preveden strojno, koristit na vlastitu odgovornost – provjerite ovdje.

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

Uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,

Uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica  ( ¹ ) , a posebno njezin članak 95.,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na 10. Europski razvojni fond  ( ² ) , posebno njezin članak 98.,

Dok:

(1)

Komisija, koja je odgovorna za izvršenje općeg proračuna Europske unije i svih drugih fondova kojima upravljaju Zajednice, obvezna je uspostaviti i voditi središnju bazu podataka, u skladu s pravilima Zajednice o zaštiti osobnih podataka, s ciljem da se mehanizam isključenja predviđen u Financijskoj uredbi učini učinkovitim i da se zaštite financijski interesi Zajednica. Baza podataka bi trebala posebno pokrivati ​​izvršenje svih fondova Zajednice neovisno o primjenjivom načinu upravljanja.

(2)

Financijska uredba postavlja obveze institucijama u pogledu dodjele ugovora i bespovratnih sredstava trećim stranama u kontekstu centraliziranog upravljanja sredstvima Zajednice. Konkretno, članci 93. i 114. stavak 3. utvrđuju obvezu isključivanja trećih strana iz sudjelovanja u postupcima nabave ili dodjele bespovratnih sredstava ako se nalaze u jednoj od situacija navedenih u članku 93. stavku 1. Članci 94. i 114. stavak 3. zabranjuju dodjelu ugovora ili dodjelu bespovratnih sredstava trećim stranama koje su, tijekom određenog postupka nabave ili bespovratnih sredstava, u situaciji sukoba interesa ili lažnog predstavljanja pri davanju informacija koje institucija zahtijeva kao uvjet za sudjelovanje u postupku nabave ili dodjele. Članci 96. i 114. stavak 4. dalje utvrđuju mogućnost da javni naručitelj nametne administrativne i financijske kazne trećim stranama, posebno u obliku isključenja iz bilo kojeg fonda Zajednice na razdoblje koje će odrediti dotična institucija sukladno na članak 133.a Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi primjenjivoj na opći proračun europskih Zajednice  ( 3 ) .

 

(3)

Članci 74. i 75. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2343/2002 od 23. prosinca 2002. o okvirnoj Financijskoj uredbi za tijela iz članka 185. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje u opći proračun Europskih zajednica  ( 4 ) zahtijeva od tih tijela da primjenjuju gore navedene odredbe.

(4)

Članak 50. Uredbe Komisije (EZ) br. 1653/2004 od 21. rujna 2004. o standardnoj financijskoj uredbi za izvršne agencije u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 58/2003 o utvrđivanju statuta izvršnih agencija kojima se povjeravaju određeni zadaci u upravljanje programima Zajednice  ( 5 ) zahtijeva od izvršnih agencija da primjenjuju gore navedene odredbe Financijske uredbe za provedbu svog operativnog proračuna.

 

(5)	S obzirom na to da izvršne agencije imaju status dužnosnika za ovjeravanje na temelju ovlaštenja Komisije za provedbu operativnih odobrenih sredstava za koja primjenjuju Financijsku uredbu, trebale bi imati pristup bazi podataka o isključenjima na isti način kao i službe Komisije.
(6)	Treba definirati ciljeve i svrhu baze podataka o isključenjima kako bi se odredila uporaba podataka.

 

(7)

Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) trebao bi imati pristup bazi podataka o isključenjima radi obavljanja svojih regulatornih istražnih zadataka i svojih obavještajnih aktivnosti i aktivnosti sprječavanja prijevara koje se provode u skladu s člankom 1. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europske unije Parlamenta i Vijeća od 25. svibnja 1999. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)  ( 6 ) i Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 od 25. svibnja 1999. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara ( OLAF)  ( 7 ) .

(8)

Računovodja Komisije trebao bi osigurati vođenje baze podataka o isključenjima i imati pravo mijenjati podatke u bazi podataka. Relevantna služba Komisije ili druge institucije trebale bi biti odgovorne za traženje unosa upozorenja o isključenju u bazu podataka o isključenju.

 

(9)

Pravila za pristup bazi podataka o isključenjima trebala bi razlikovati službe Komisije, izvršne agencije i sve institucije i tijela Zajednice koja koriste računovodstveni sustav koji osigurava Komisija (u daljnjem tekstu ABAC) koji omogućuje izravan pristup upozorenjima, s jedne strane, i drugim institucijama , s druge strane provedbena tijela i tijela koja nemaju takav pristup. Stoga bi te institucije trebale imati pristup putem određenih kontaktnih točaka, a provedbena tijela ili tijela trebala bi imati pristup putem točaka za vezu.

(10)

Trebalo bi biti moguće ograničiti pristup bazi podataka o isključenjima tamo gdje provedbena tijela ili tijela upravljaju sredstvima s vrlo ograničenom razinom decentralizacije, što pristup bazi podataka o isključenjima čini neprikladnim ili gdje se takav pristup mora odbiti iz razloga zaštite podataka.

 

(11)	Kako bi se jasno definirale njihove odgovornosti, potrebno je odrediti zadaće kontaktnih točaka i točaka veze.
(12)	Kako bi se odražavala činjenica da bi baza podataka trebala biti zajednička institucijama, tijek podataka trebao bi se usmjeravati izravno na računovođu Komisije.

 

(13)	Kako bi se zaštitili financijski interesi Zajednica između isključenja o kojem je odlučeno u skladu s člankom 93. stavkom 1. Financijske uredbe za određeni postupak nabave ili dodjele bespovratnih sredstava i određivanja trajanja isključenja od strane institucije, potonja bi trebala imati mogućnost zatražiti privremenu registraciju upozorenja o isključenju.
(14)	Kako bi se izbjegla zastarjela upozorenja, posebno ona koja se odnose na subjekte koji su likvidirani, upozorenja koja upućuju na isključenje u skladu s člankom 93. stavkom 1. točkama (a) i (d) Financijske uredbe trebala bi se automatski ukloniti nakon pet godina.

 

(15)	S obzirom na to da se isključenja u skladu s člankom 94. Financijske uredbe odnose na posebne postupke nabave ili dodjele bespovratnih sredstava, a ne – kao u članku 93. stavku 1. – na opću situaciju isključenja, razdoblje registracije trebalo bi ograničiti i automatski ukloniti.
(16)	Postupak za zahtjeve koji se temelje na informacijama od provedbenih tijela ili tijela, a koji se primjenjuje na sve načine upravljanja s izuzetkom centraliziranog izravnog upravljanja, trebao bi biti jasno naveden.

 

(17)	Udio odgovornosti provedbenih tijela ili tijela u pogledu podataka koji se priopćuju, putem točke za vezu s jedne strane i preko računovođe s druge strane, odgovornoj službi Komisije, uključujući ispravak, ažuriranje ili uklanjanje podataka trebao bi biti jasno postavljena.
(18)	Kako bi se osigurao jasan skup pravila u svim slučajevima u kojima provedbeno tijelo ili tijelo nije odredilo trajanje isključenja u skladu s člankom 133.a stavkom 1. Provedbenih pravila, trebalo bi navesti da odluka o trajanju isključenja treba biti pripremila nadležna služba Komisije i usvojila Komisija.

 

(19)	Tijek informacija između ovlaštenih korisnika baze podataka o isključenjima treba biti detaljan; Za svako upozorenje potrebno je odrediti kontakt osobe za upozorenje koje će podatke o dotičnom upozorenju dostaviti ovlaštenim korisnicima baze podataka o isključenjima.
(20)	Posebna bi se odredba trebala odnositi na slučajeve u kojima dokaz treće strane nije u skladu s podacima u bazi podataka o isključenjima, kako bi se osiguralo da su podaci u bazi podataka o isključenjima točni i ažurni.

 

(21)

Kako bi se omogućila razmjena najboljih praksi između institucija i riješila pitanja vezana uz korištenje baze podataka o isključenjima, potrebno je definirati odgovarajući okvir.

(22)

Obrada osobnih podataka svojstvena radu baze podataka o isključenjima provodi se u skladu s Direktivom 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka, koji se primjenjuje na države članice  ( 8 ) i Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka od strane institucija i tijela Zajednice te o slobodnom kretanju takvih podataka  ( 9 ) koji su u potpunosti primjenjivi.

 

(23)	Ova Uredba sastavljena je uzimajući u obzir mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka. Nadalje, Uredba (EZ) br. 45/2001 propisuje da takva obrada podliježe prethodnoj provjeri od strane Europskog nadzornika za zaštitu podataka nakon obavijesti službenika Komisije za zaštitu podataka.
(24)	Radi jasnoće, odredbe o zaštiti podataka trebale bi precizirati prava osoba čiji podaci jesu ili bi mogli biti uneseni u bazu podataka o isključenjima. Fizičke i pravne osobe treba obavijestiti o unošenju podataka koji se na njih odnose u bazu podataka o izuzećima.

DONIJELA JE OVU UREDBU:

* Na eur-lex nema službenog hrvatskog prijevoda, tekst preveden strojno, koristit na vlastitu odgovornost – provjerite ovdje.

Članak 1

Tema

1. Ovom Uredbom uspostavlja se središnja baza podataka (u daljnjem tekstu „baza podataka o isključenjima”) kako je navedeno u članku 95. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (u daljnjem tekstu „Financijska uredba”).

2. Podaci sadržani u bazi podataka o isključenjima mogu se koristiti samo u svrhe primjene članaka 93. do 96. i 114. Financijske uredbe i članaka 133. do 134.b Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002, kao i članaka 96. do 99. i 110. Uredbe (EZ) br. 215/2008.

3. OLAF može koristiti podatke za svoje istrage u skladu s Uredbom (EZ) br. 1073/1999 i Uredbom Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 kao i za svoje obavještajne aktivnosti i aktivnosti sprječavanja prijevara, uključujući analize rizika.

Članak 2

Definicije

Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:

1.	„institucije” znači Europski parlament, Vijeće, Komisija, Sud pravde, Revizorski sud, Europski gospodarski i socijalni odbor, Odbor regija, pučki pravobranitelj, Europski nadzornik za zaštitu podataka, izvršne agencije i tijela iz članka 185. stavka 1. Financijske uredbe;

 

2.

„provedbeno tijelo ili tijelo” znači tijela država članica i trećih zemalja, međunarodne organizacije i druga tijela koja sudjeluju u izvršenju proračuna u skladu s člancima 53. i 54. Financijske uredbe, s izuzetkom izvršnih agencija i tijela navedenih u u članku 185. stavku 1. te Uredbe. Države članice mogu dodijeliti zadatke predviđene ovom Uredbom drugim nacionalnim javnim tijelima, koja će biti izjednačena s provedbenim tijelima ili tijelima.

 

3.

„treće strane” znači kandidati, ponuditelji, izvođači, dobavljači, pružatelji usluga i njihovi podizvođači, kao i podnositelji zahtjeva za bespovratna sredstva, korisnici bespovratnih sredstava, uključujući korisnike izravne potpore, izvođači korisnika bespovratnih sredstava i subjekti koji primaju financijsku potporu od korisnika Zajednice potpora u skladu s člankom 120. Financijske uredbe.

Članak 3

Upozorenje o isključenju

Upozorenja o isključenju moraju sadržavati sljedeće podatke:

(a)	informacije koje identificiraju treće strane koje se nalaze u jednoj od situacija iz članka 93. stavka 1., 94., 96. stavka 1. točke (b) i 96. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe;

 

(b)	podatke o osobama s ovlastima zastupanja, odlučivanja ili nadzora nad pravnim osobama, kada su se te osobe našle u nekoj od situacija iz članka 93. stavka 1., 94., 96. stavka 1. točke (b) i 96. stavka 2. )(a) Financijske uredbe;

 

(c)	razloge za isključenje trećih strana iz točke (a) ili osoba iz točke (b) i, prema potrebi, vrstu osude i trajanje razdoblja isključenja.

Članak 4

Administracija baze podataka isključenja

1. Računovodstveni službenik Komisije ili njemu podređeno osoblje kojemu su delegirani određeni zadaci u primjeni članka 62. Financijske uredbe (u daljnjem tekstu „računovođa Komisije”) osigurava upravljanje bazom podataka o isključenjima i donosi odgovarajuće tehničke dogovore.

Računovodja Komisije upisuje, mijenja ili uklanja upozorenja o isključenju na temelju zahtjeva institucija.

2. Računovodstveni službenik Komisije donosi provedbene mjere u vezi s tehničkim aspektima i definira povezane popratne postupke, uključujući u području sigurnosti.

On o tim mjerama obavješćuje službe Komisije i izvršne agencije te, prema potrebi, kontaktne točke drugih institucija određenih u skladu s člankom 6. stavkom 1. ili točke za vezu određene u skladu s člankom 7. stavkom 2.

Članak 5

Pristup bazi podataka o isključenjima

1. Institucije, osim Komisije i izvršnih agencija, imaju izravan pristup podacima sadržanim u bazi podataka o isključenjima putem računovodstvenog sustava koji osigurava Komisija (ABAC) ili putem kontaktnih točaka.

2. Provedbena tijela ili tijela koja upravljaju sredstvima pod dijeljenim upravljanjem i nacionalna tijela javnog sektora država članica koja upravljaju sredstvima pod centraliziranim neizravnim upravljanjem imaju pristup podacima sadržanim u bazi podataka o isključenjima putem točaka veze.

3. Provedbena tijela ili tijela koja upravljaju sredstvima pod centraliziranim neizravnim, decentraliziranim ili zajedničkim upravljanjem imaju pristup podacima sadržanim u bazi podataka o isključenjima putem točaka za vezu kada potvrde odgovornoj službi Komisije da primjenjuju odgovarajuće mjere zaštite podataka kako je utvrđeno u sporazumi sklopljeni u skladu s drugim podstavkom članka 134.a stavka 4. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002.

Međutim, provedbena tijela ili tijela neće dobiti pristup bazi podataka o isključenjima ni u jednom od sljedećih slučajeva:

(a)	odgovorna služba Komisije nije primila potvrdu iz prvog podstavka;

 

(b)	odgovorna služba Komisije posjeduje dokaze da provedbena tijela ili tijela ne primjenjuju odgovarajuće mjere zaštite podataka;

 

(c)	odgovorna služba Komisije smatra da bi pristup bio neprikladan u slučajevima ograničene razine decentralizacije koja uključuje ex ante kontrolu Komisije.

Ako je pristup podacima sadržanim u bazi podataka o isključenjima odbijen, odgovorna služba Komisije poduzima odgovarajuće mjere kako bi osigurala barem istu razinu zaštite financijskih interesa Zajednica. U okviru tih mjera, prije dodjele bespovratnih sredstava ili ugovora, odgovorna služba Komisije provjerava da dotična treća strana ne podliježe upozorenju o isključenju.

4. Pristup službi Komisije i izvršnih agencija podacima koji se nalaze u bazi podataka o isključenjima utvrđen je Odlukom Komisije 2008/969/EZ, Euratom  ( ¹⁰ ) .

Članak 6

Kontaktne točke i ovlašteni korisnici unutar institucija

1. Svaka institucija, osim Komisije i izvršnih agencija, imenuje kontaktnu točku odgovornu za sva pitanja povezana s bazom podataka o isključenjima i priopćava imena odgovornih osoba službeniku za računovodstvo Komisije.

2. Kontaktne točke mogu omogućiti pristup informacijama sadržanim u bazi podataka o isključenjima ovlaštenim korisnicima, koji su članovi osoblja institucija, kojima je pristup toj bazi podataka neophodan za ispravno obavljanje njihovih zadaća. Svaka kontaktna točka vodi registar ovlaštenih korisnika i daje Komisiji pristup njemu na zahtjev.

Ovlašteni korisnici mogu pristupiti aktivnom internetskom pregledu baze podataka o isključenjima.

3. Institucija će osigurati odgovarajuće sigurnosne mjere kako bi spriječila čitanje ili kopiranje informacija od strane neovlaštenih osoba.

Članak 7

Točke veze i ovlašteni korisnici unutar provedbenih tijela i tijela

1. Točke za vezu odgovorne su za odnose s Komisijom u pogledu svih pitanja povezanih s bazom podataka o isključenjima.

2. Svaka država članica određuje jednu točku veze za sredstva koja provodi dijeljenim upravljanjem u skladu s člankom 53. točkom (b) i sredstva koja provodi centraliziranim neizravnim upravljanjem od strane njezinih nacionalnih tijela javnog sektora u skladu s člankom 54. stavkom 2. točkom (c) Financijske uredbe. Iznimno i iz propisno opravdanih razloga, Komisija može odobriti više od jedne točke veze po državi članici.

3. Svaka treća zemlja koja provodi sredstva decentraliziranim upravljanjem u skladu s člankom 53. točkom (b) Financijske uredbe određuje točku za vezu na zahtjev odgovorne službe Komisije.

Svako provedbeno tijelo koje provodi sredstva zajedničkim upravljanjem u skladu s člankom 53. točkom (c) ili centraliziranim neizravnim upravljanjem u skladu s točkama (b), (c) ili (d) članka 54. stavka 2. te Uredbe, uz iznimku nacionalnog javnog - sektorska tijela, određuju točku za vezu na zahtjev nadležne službe Komisije.

Međutim, odgovorna služba Komisije neće zahtijevati određivanje točke veze ako takva točka veze već postoji.

Kada odgovorna služba Komisije uskrati pristup točki veze bazi podataka o isključenjima, o tome obavješćuje računovodstvenog službenika Komisije.

4. Svaka država članica i svako tijelo ili tijelo iz stavka 3. priopćuju imena osoba zaduženih za njihovu odgovarajuću točku veze računovodstvenom službeniku Komisije. Računovodstveni službenik Komisije objavljuje popis trećih zemalja i provedbenih tijela koja raspolažu točkama veze na internoj internetskoj stranici Komisije.

5. Točke za vezu osiguravaju provedbenim tijelima ili tijelima pristup informacijama sadržanim u bazi podataka o isključenjima.

Provedbena tijela i tijela mogu imenovati ovlaštene korisnike među svojim zaposlenicima. Broj takvih ovlaštenih korisnika ograničen je na osobe kojima je pristup toj bazi podataka neophodan za ispravno obavljanje njihovih zadaća. Svako provedbeno tijelo ili tijelo vodi registar ovlaštenih korisnika i daje mu pristup Komisiji na zahtjev.

U svrhu dodjele ugovora povezanih s izvršenjem proračuna ili Europskog razvojnog fonda, ovlašteni korisnici mogu pristupiti aktivnom internetskom pregledu baze podataka o isključenjima. Ako internetska konzultacija nije moguća, ovlašteni korisnik može dobiti preuzete podatke. U potonjem slučaju, podaci se ažuriraju najmanje jednom mjesečno.

6. Tijelo ili tijelo koje je odredilo točku veze ili ovlašteni korisnici osigurat će odgovarajuće sigurnosne mjere kako bi se spriječilo čitanje ili kopiranje informacija od strane neovlaštenih osoba.

Članak 8

Zahtjevi institucija

1. Svi zahtjevi za registraciju, ispravak, ažuriranje ili uklanjanje upozorenja o isključenju upućuju se računovođi Komisije.

Takve zahtjeve mogu podnositi samo ustanove. U tu svrhu odgovorne službe Komisije i izvršne agencije upotrebljavaju predloške navedene u Prilogu Odluci 2008/969/EZ, Euratom, a kontaktne točke drugih institucija upotrebljavaju predloške navedene u Prilogu I. ovoj Uredbi.

2. U svakom zahtjevu za registraciju upozorenja o isključenju, služba Komisije ili nadležna izvršna agencija potvrđuje da su priopćene informacije uspostavljene i prenesene u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 i navodi kontakt osobu za upozorenje koja preuzima odgovornosti utvrđeno u članku 12. ove Uredbe.

Prilikom podnošenja zahtjeva za registraciju upozorenja o isključenju, kontaktne točke potvrđuju da su priopćene informacije utvrđene i prenesene u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001. Kontaktne točke preuzimaju odgovornosti kontakt osobe za upozorenje.

3. Svaka institucija dužna je zatražiti privremenu registraciju upozorenja o isključenju do donošenja odluke o trajanju isključenja.

4. Nadležna služba Komisije ili druga institucija koja je zatražila registraciju upozorenja o isključenju odgovorna je za traženje ispravka, ažuriranja ili uklanjanja tog upozorenja.

Članak 9

Zahtjevi temeljeni na informacijama od provedbenih tijela ili tijela

1. Točke za vezu dostavljaju podatke primljene od provedbenih tijela ili tijela o situacijama isključenja iz članka 93. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe službeniku za računovodstvo Komisije koji prosljeđuje te informacije službi Komisije odgovornoj za program, akciju ili zakonodavstvo i identificirana od strane vlasti ili tijela. Također će prenijeti potvrdu provedbenog tijela ili tijela da su informacije koje su priopćile utvrđene i prenesene u skladu s načelima navedenim u Direktivi 95/46/EZ.

U tu svrhu, točke za vezu koriste predložak iz Priloga II. ovoj Uredbi.

2. Po primitku informacija iz stavka 1., odgovorna služba Komisije zahtijeva od službenika za računovodstvo Komisije da unese upozorenje o isključenju u bazu podataka o isključenju u trajanju koje odredi provedbeno tijelo ili tijelo do najvećeg trajanja utvrđenog u članku 93. stavku 3. Financijske uredbe.

Ako nije određeno trajanje, odgovorna služba Komisije zahtijeva privremenu registraciju u skladu s člankom 10. stavkom 2. do odluke Komisije. Nadležna služba Komisije proslijedit će slučaj što je prije moguće Komisiji na odlučivanje.

3. Provedbeno tijelo ili tijelo odgovorno je za priopćene podatke. Ono bez odgode obavještava nadležnu službu Komisije, putem točke za vezu, svaki put kada je potrebno ispraviti, ažurirati ili ukloniti prenesene informacije.

U tu svrhu, provedbena tijela ili tijela i točke za vezu koriste predložak iz Priloga II.

Po primitku ažuriranih informacija, nadležna služba Komisije zahtijevat će od računovođe Komisije da ispravi, ažurira ili ukloni dotično upozorenje o isključenju.

Članak 10

Trajanje registracije u bazi isključenja

1. Upozorenja koja se odnose na isključenja u skladu s točkama (b), (c), (e) i (f) članka 93. stavka 1. Financijske uredbe registriraju se za razdoblje koje je odredila institucija koja je podnijela zahtjev i navedeno u zahtjevu.

2. Upozorenje o isključenju na temelju zahtjeva podnesenog u skladu s člankom 8. stavkom 3. registrira se privremeno na razdoblje od tri mjeseca. Privremena registracija može se jednom obnoviti na zahtjev.

Međutim, privremena registracija upozorenja o isključenju na temelju zahtjeva iz drugog podstavka članka 9. stavka 2. može se, u iznimnim slučajevima, obnoviti za dodatno razdoblje od tri mjeseca.

3. Upozorenja u vezi s isključenjima u skladu s točkama (a) ili (d) članka 93. stavka 1. Financijske uredbe evidentiraju se na razdoblje od pet godina.

4. Upozorenja koja se tiču ​​isključenja iz dodjele ugovora ili bespovratnih sredstava u određenom postupku u skladu s člankom 94. točkama (a) i (b) Financijske uredbe evidentiraju se na razdoblje od šest mjeseci.

Članak 11

Uklanjanje upozorenja o isključenju

Upozorenja o isključenju automatski se uklanjaju nakon isteka roka utvrđenog u članku 10.

Institucija koja je zatražila registraciju zahtijevat će uklanjanje upozorenja o isključenju prije isteka roka trajanja, ako treća strana više nije u situaciji isključenja, posebno za slučajeve navedene u stavku 3. članka 10. ili za očite pogreške otkriven nakon upisa isključenja.

Članak 12

Suradnja

1. Kontakt osoba za upozorenje iz članka 8. stavka 2. ove Uredbe dostavlja, pisanim putem ili elektroničkim putem, sve relevantne informacije koje su dostupne u tolikoj mjeri da instituciji koja je podnijela zahtjev omogućuje donošenje odluka o isključenju u skladu s člankom 93. 1) Financijske uredbe ili omogućiti provedbenom tijelu ili tijelu da ga uzme u obzir za dodjelu ugovora povezanih s izvršenjem proračuna.

2. Ako potvrde ili dokazi koje je pribavila institucija nisu u skladu s registriranim upozorenjima o isključenju, dotična institucija odmah obavještava kontakt osobu za upozorenje. Kontakt osoba za upozorenje i, prema potrebi, dotična točka za vezu poduzimaju odgovarajuće mjere.

3. Ako potvrde ili dokazi koje je pribavilo provedbeno tijelo ili tijelo nisu u skladu s registriranim upozorenjima o isključenju, tijelo ili tijelo prosljeđuje informacije, putem svoje točke veze, osobi za kontakt upozorenja. Kontakt osoba za upozorenje i, prema potrebi, dotična točka za vezu poduzimaju odgovarajuće mjere.

4. Računovodstveni službenik Komisije i kontaktne točke drugih institucija redovito razmjenjuju najbolju praksu.

Pitanja povezana s bazom podataka o isključenjima raspravljat će se u okviru sastanaka između provedbenog tijela ili tijela i odgovorne službe Komisije.

Članak 13

Zaštita podataka

1. U pozivima na nadmetanje i pozivima na dostavu prijedloga te, u nedostatku poziva, prije dodjele ugovora ili bespovratnih sredstava, institucije i provedbena tijela ili tijela obavješćuju treće strane o podacima koji se na njih odnose i koji mogu biti uključeni u bazu podataka o isključenjima i subjekata kojima se podaci mogu priopćiti. Ako su treće strane pravne osobe, institucije i provedbena tijela ili tijela također će obavijestiti osobe koje imaju ovlasti zastupanja, odlučivanja ili kontrole nad tim pravnim osobama.

2. Institucija koja zahtijeva upis upozorenja o isključenju odgovorna je za odnose s fizičkom ili pravnom osobom čiji su podaci uneseni u bazu podataka o isključenju (u daljnjem tekstu „dotični subjekt podataka”).

Institucija će obavijestiti predmetnog ispitanika o zahtjevu za aktivaciju, ažuriranje i uklanjanje svakog upozorenja o isključenju koje se izravno odnosi na njega i navesti razloge za to.

Institucija također odgovara na zahtjeve dotičnih ispitanika za ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka te na sve druge zahtjeve ili pitanja tih subjekata.

Zahtjeve ili pitanja dotičnih subjekata podataka u vezi s informacijama koje su dostavila provedbena tijela ili tijela tretirat će ta tijela ili tijela. Nadležna služba Komisije prosljeđuje takve zahtjeve i pitanja dotičnoj točki za vezu i o tome obavještava dotičnog subjekta podataka.

3. Ne dovodeći u pitanje zahtjeve za informacijama utvrđene u stavku 2., propisno identificirana fizička osoba može zatražiti informacije o tome jesu li podaci koji se na nju odnose registrirani u bazi podataka o isključenjima.

Računovodja Povjerenstva obavještava ga pisanim putem ili elektroničkim putem da li je osoba evidentirana u bazi podataka o isključenjima. Ako je osoba evidentirana, računovođa Povjerenstva prilaže podatke pohranjene u bazi podataka o isključenjima koja se odnose na tu osobu. O tome će obavijestiti ustanovu koja je zatražila upozorenje.

4. Ne dovodeći u pitanje zahtjeve za informacijama utvrđene u stavku 2., propisno ovlašteni predstavnik pravne osobe može zatražiti informacije o tome je li ta pravna osoba registrirana u bazi podataka o isključenjima.

Računovodja Povjerenstva će ga pisanim putem ili elektroničkim putem obavijestiti je li pravna osoba upisana u bazu podataka o isključenjima. Ako je osoba evidentirana, računovođa Povjerenstva prilaže podatke pohranjene u bazi podataka o isključenjima koja se odnose na tu osobu. O tome će obavijestiti ustanovu koja je zatražila upozorenje.

5. Uklonjena upozorenja bit će dostupna samo u svrhe revizije i istrage i neće biti vidljiva korisnicima baze podataka.

Međutim, osobni podaci sadržani u upozorenjima o isključenju koja se odnose na fizičke osobe ostaju dostupni u te svrhe samo pet godina nakon uklanjanja upozorenja.

Članak 14

Prijelazne odredbe

1. Informacije od provedbenih tijela ili tijela odnose se isključivo na presude donesene nakon 1. siječnja 2009.

2. Upozorenja registrirana u skladu s člankom 95. Financijske uredbe prije datuma primjene ove Uredbe i još uvijek aktivna na taj datum predstavljaju upozorenja o isključenju i izravno se ubacuju u bazu podataka o isključenjima.

3. Ako dotična treća strana nije obaviještena o registraciji upozorenja o isključenju iz stavka 2., služba Komisije ili institucija koja je zatražila registraciju obavještava treću stranu da su njezini podaci uneseni u bazu podataka o isključenju u roku od mjesec dana. od dana početka primjene ove Uredbe.

4. Odgovorna služba Komisije ili druga institucija koja je zatražila registraciju upozorenja o isključenju iz stavka 2. ostaje odgovorna za zahtjev za izmjenu ili uklanjanje tog upozorenja u skladu s ovom Uredbom.

5. Za isključenja o kojima je odlučila služba Komisije ili izvršna agencija u skladu s člankom 93. stavkom 1. točkama (b) i (e) Financijske uredbe prije 1. svibnja 2007., trajanje razdoblja isključenja uzima u obzir trajanje kaznenog evidencije prema nacionalnom pravu.

Za takvo isključenje primjenjuje se maksimalno trajanje od četiri godine od datuma obavijesti o presudi. Ako je to razdoblje isteklo, služba Komisije ili odgovorna izvršna agencija zahtijevat će uklanjanje upozorenja.

Članak 15

Stupanje na snagu

Ova Uredba stupa na snagu na dan objave u Službenom listu Europske unije .

Primjenjuje se od 1. siječnja 2009.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.

Sastavljeno u Bruxellesu 17. prosinca 2008.

Za Komisiju

Dalia Grybauskaite

Član Komisije

( ¹ )    SL L 248, 16.9.2002., str .

( ² )    SL L 78, 19.3.2008., str .

( ³ )    SL L 357, 31.12.2002., str .

( ⁴ )    SL L 357, 31.12.2002., str .

( ⁵ )    SL L 297, 22.9.2004., str .

( ⁶ )    SL L 136, 31.5.1999., str .

( ⁷ )    SL L 136, 31.5.1999., str .

( ⁸ )    SL L 281, 23.11.1995., str .

( ⁹ )    SL L 8, 12.1.2001., str .

( ¹⁰ )   Vidi stranicu 125. ovog Službenog lista.

PRILOG I

Zahtjev za unos podataka u bazu podataka o isključenjima, njihovu izmjenu ili uklanjanje od strane drugih institucija osim Komisije i izvršnih agencija

Zahtjev se mora poslati u skladu s postupkom za klasificirane podatke prema pravilima koje donosi institucija. Mora se poslati u jednoj zatvorenoj koverti.

Europska komisija

Glavna uprava za proračun

Računovodstveni referent Komisije

BRE2 13/505

B-1049 BRUXELLES

 

Tekst slike

 

Tekst slike

---

DODATAK II

Priopćavanje informacija od strane provedbenih tijela ili tijela

 

Tekst slike

 

Tekst slike

 

Tekst slike