PRESTAO VAŽITI ALI VIDI OVDJE!
Objavljeno u NN 40/11 od 06.04.2011.:
MINISTARSTVO POLJOPRIVREDE, RIBARSTVA I RURALNOG RAZVOJA
Na temelju članka 21. stavka 4. Zakona o poljoprivredi (»Narodne novine«, broj 149/09) ministar poljoprivrede, ribarstva i ruralnog razvoja donosi
PRAVILNIK O AKREDITACIJI AGENCIJE ZA PLAĆANJA U POLJOPRIVREDI, RIBARSTVU I RURALNOM RAZVOJU
1. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom propisuju se uvjeti koje mora ispunjavati Agencija za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju kako bi dobila akreditaciju za korištenje sredstava Europskog poljoprivrednog jamstvenog fonda i Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (u daljnjem tekstu: poljoprivredni fondovi EU), postupak dodjeljivanja akreditacije, nadzor ispunjavanja akreditacijskih kriterija i povlačenja akreditacije.
Definicije
Članak 2.
U smislu ovoga Pravilnika pojedini izrazi imaju sljedeće značenje:
1. Agencija za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju (u daljnjem tekstu: Agencija) je pravna osoba nadležna za izravna plaćanja te mjere uređenja tržišta i ruralnog razvoja, koje se financiraju iz poljoprivrednih fondova EU.
2. Ministarstvo poljoprivrede, ribarstva i ruralnog razvoja (u daljnjem tekstu: Nadležno tijelo) je tijelo nadležno za akreditaciju Agencije i za nadzor ispunjavanja akreditacijskih kriterija.
3. Samostalna služba za akreditaciju Agencije za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju i ovjeravanje i potvrđivanje provedbe programa potpore u ribarstvu (u daljnjem tekstu: Samostalna služba) je ustrojstvena jedinica Nadležnog tijela zadužena za zadaće vezane uz akreditaciju i nadzor ispunjavanja akreditacijskih kriterija.
4. Akreditacija je postupak kojim Nadležno tijelo utvrđuje ispunjava li Agencija akreditacijske kriterije za korištenje sredstava poljoprivrednih fondova EU propisane ovim Pravilnikom.
5. Odluka o akreditaciji je akt (dokument) kojim se potvrđuje da Agencija ispunjava akreditacijske kriterije propisane ovim Pravilnikom i da je osposobljena za korištenje poljoprivrednih fondova EU.
6. Agencija za reviziju sustava provedbe programa Europske unije (u daljnjem tekstu: Tijelo za ovjeravanje) je pravna osoba nadležna za reviziju poslovanja Agencije, uključujući ispunjavanje akreditacijskih kriterija te za ovjeravanje istinitosti, cjelovitosti i točnosti računa Agencije uzimajući u obzir postojeće sustave upravljanja i kontrola.
7. Europski poljoprivredni jamstveni fond (eng: European Agricultural Guarantee Fund – u daljnjem tekstu: EAGF) je poljoprivredni fond EU iz kojeg se financiraju izdaci za izravna plaćanja poljoprivrednicima, mjere uređenja tržišta poljoprivrednih proizvoda, mjere informiranja te mjere promidžbe poljoprivrednih proizvoda.
8. Europski poljoprivredni fond za ruralni razvoj (eng: European Agricultural Fund for Rural Development, u daljnjem tekstu: EAFRD) je poljoprivredni fond EU iz kojeg se financiraju izdaci za mjere ruralnog razvoja.
9. Integrirani administrativni i kontrolni sustav (u daljnjem tekstu: IAKS) je informacijski sustav kojim se identificiraju i registriraju poljoprivrednici i njihovi zahtjevi, provodi administrativna kontrola i kontrola na terenu, te odobravanje zahtjeva za izravna plaćanja i mjere ruralnog razvoja povezane s površinom i stokom.
Agencija
Članak 3.
(1) Agencija obavlja isplatu potpora iz poljoprivrednih fondova EU.
(2) Unutarnje ustrojstvo, sustav unutarnjih kontrola i način čuvanja dokumenata Agencije mora biti u skladu s akreditacijskim kriterijima iz članka 11. ovog Pravilnika.
Članak 4.
(1) Agencija obavlja sljedeće osnovne funkcije vezane uz isplatu sredstava poljoprivrednih fondova EU:
– odobravanje plaćanja, koje obuhvaća utvrđivanje zadovoljavaju li podnositelji zahtjeva potrebne uvjete i određivanje iznosa koji će se isplatiti;
– izvršenje plaćanja, koje obuhvaća pripremu naloga za plaćanja i prosljeđivanje sredstava na račune podnositelja zahtjeva sukladno odobrenim iznosima;
– računovodstvo obveza i izvršenih plaćanja pri čemu se pridaje posebna pozornost točnosti i pravodobnosti evidentiranja obveza i plaćanju iz poljoprivrednih fondova EU u posebnim računovodstvenim evidencijama, te izrada izvješća o izdacima, uključujući mjesečna, tromjesečna i godišnja izvješća za Europsku komisiju.
(2) Agencija vodi računovodstvene evidencije odvojeno za svaki poljoprivredni fond EU.
(3) Vezano uz izvršenje plaćanja, informiranje i čuvanje podataka, Agencija mora ustrojiti sustav koji osigurava:
(a) provjeru opravdanosti zahtjeva i njihovu sukladnost s pravilima Europske unije prije odobravanja plaćanja,
(b) vođenje točne i sveobuhvatne računovodstvene evidencije o izvršenim plaćanjima,
(c) obavljanje svih provjera i kontrola predviđenih relevantnim propisima Europske unije,
(d) dostavljanje potrebnih dokumenata i izvješća u zadanim rokovima i u obliku koji predviđaju pravila Europske unije,
(e) dostupnost i čuvanje dokumentacije na način koji osigurava njezinu potpunost, valjanost i čitljivost, uključujući elektronske dokumente.
(4) Računovodstvena evidencija iz stavka 1. ovog članka mora sadržavati i podatke o interventnom otkupu i skladištenju koji se financiraju iz EAGF, kao i podatke o danim predujmovima i o dugovima (potraživanjima).
Članak 5.
(1) Unutarnje ustrojstvo Agencije mora osigurati odvojeno obavljanje funkcija iz članka 4. stavka 1. ovog Pravilnika.
(2) Za svaku funkciju nadležna je posebna ustrojstvena jedinica, što se određuje općim aktima Agencije.
Članak 6.
Agencija mora imati ustrojstvenu jedinicu za:
– kontrolu na terenu, koja provjerava činjenice na kojima se temelje zahtjevi za plaćanja (posebice, podaci o prijavljenim površinama i o životinjama, kvaliteti i vrsti proizvoda, rokovima isporuke, izvedbi projekata), obavlja druge provjere tehničke prirode, te provodi praćenje i nadzor svih kontrolnih sustava;
– unutarnju reviziju neovisnu od drugih ustrojstvenih jedinica, koja procjenjuje sustave unutarnjih kontrola, daje neovisno i objektivno stručno mišljenje i savjete za unapređenje poslovanja.
Članak 7.
(1) Ustrojstvena jedinica Agencije nadležna za izvršenje plaćanja, kao i jedinica nadležna za nadzor izvršenja plaćanja moraju imati pristup dokumentaciji o odobrenim zahtjevima i o obavljenim obaveznim administrativnim kontrolama i kontrolama na terenu.
(2) Dokumentacija iz stavka 1. ovog članka može biti i u obliku sažetka dostupnog u elektronskom obliku.
Članak 8.
Agencija može obavljanje funkcija iz stavka 1. članka 4. ovog Pravilnika delegirati drugim tijelima, osim plaćanja sredstava poljoprivrednih fondova EU, pri čemu moraju biti ispunjeni akreditacijski kriteriji iz članka 11. ovog Pravilnika.
Nadležno tijelo
Članak 9.
(1) Nadležno tijelo provodi postupak akreditacije i donosi odluku o akreditaciji, privremenoj akreditaciji, uvjetnoj akreditaciji ili o povlačenju akreditacije.
(2) Samostalna služba provodi postupak akreditacije i podnosi prijedlog odluka iz stavka 1. ovog članka ministru nadležnom za poljoprivredu.
(3) Nakon dodjeljivanja akreditacije, Nadležno tijelo putem Samostalne službe provodi nadzor nad radom Agencije i ispunjavanjem akreditacijskih kriterija te o rezultatima svog nadzora svake tri godine pisanim putem izvješćuje Europsku komisiju.
2. POSTUPAK AKREDITACIJE
Članak 10.
(1) Postupak akreditacije obuhvaća provjeru usklađenosti Agencije s akreditacijskim kriterijima iz članka 11. ovog Pravilnika i donošenje odluke o akreditaciji.
(2) Agencija mora dobiti akreditaciju u skladu s ovim Pravilnikom prije podnošenja prvog zahtjeva za korištenjem sredstava poljoprivrednih fondova EU.
Akreditacijski kriteriji
Članak 11.
(1) Za dobivanje akreditacije Agencija mora imati unutarnje ustrojstvo i sustav unutarnjih kontrola usklađen s kriterijima iz Dodatka I ovog Pravilnika (u daljnjem tekstu: akreditacijski kriteriji) u pogledu:
(a) unutarnjeg okruženja (unutarnje ustrojstvo, ljudski potencijali, delegiranje funkcija),
(b) kontrolnih aktivnosti (postupci odobravanja zahtjeva, plaćanja, računovodstva, postupci za predujmove i jamstva),
(c) informacija i komunikacija (komunikacija i sigurnost informacijskih sustava),
(d) praćenja (aktivnosti unutarnje kontrole i unutarnja revizija).
(2) Akreditacijski kriteriji iz Dodatka I sastavni su dio ovog Pravilnika i odnose se na funkcije Agencije vezane uz isplate svih mjera potpora iz poljoprivrednih fondova EU, bez obzira provodi li ih Agencija sama ili ih delegira.
Članak 12.
(1) Prije donošenja odluke o akreditaciji Nadležno tijelo mora provjeriti je li Agencija uspostavila unutarnje ustrojstvo i sustav unutarnjih kontrola usklađen s akreditacijskim kriterijima.
(2) U cilju ispunjavanja obveza iz stavka 1. ovog članka, Nadležno tijelo:
– održava redovite sastanke (uspostavlja trajnu suradnju) s Agencijom;
– odabire neovisno revizijsko tijelo koje provodi predakreditacijsku reviziju.
Članak 13.
(1) Na redovitim, tromjesečnim sastancima, Agencija izvješćuje Nadležno tijelo o aktivnostima vezanim uz uspostavu sustava unutarnjih kontrola, IAKS-a i uz pripremu mjera vezanih uz korištenje poljoprivrednih fondova EU.
(2) Nadležno tijelo, u slučaju potrebe, organizira sastanke i izvan rokova propisanih stavkom 1. ovog članka.
Članak 14.
(1) Odluka o akreditaciji donosi se na temelju provjere ispunjavanja akreditacijskih kriterija iz članka 11. ovog Pravilnika.
(2) Provjeru usklađenosti Agencije s akreditacijskim kriterijima Nadležno tijelo povjerava vanjskom revizijskom tijelu, neovisnom od Agencije, koje provodi predakreditacijsku reviziju.
(3) Predakreditacijska revizija se provodi u roku koji se određuje ugovorom između Nadležnog tijela i vanjskog revizijskog tijela.
(4) Revizija započinje nakon obavijesti Agencije o spremnosti za reviziju, odnosno obavijesti da je sustav unutarnjih kontrola, a što uključuje i IAKS, uspostavljen.
Članak 15.
(1) Provjera ispunjavanja akreditacijskih kriterija obuhvaća ispunjenje uvjeta za odobravanje i izvršavanje plaćanja, očuvanje sigurnosti proračuna Europske unije, sigurnost informacijskih sustava, vođenje računovodstvenih knjiga, raspodjelu dužnosti i prikladnosti unutarnje i vanjske kontrole u pogledu transakcija koje se financiraju iz poljoprivrednih fondova EU.
(2) Provjera obuhvaća i administrativno uređenje, provedbu pravila javne nabave i zaštitu interesa Europske unije u pogledu isplaćenih predujmova, dobivenih jamstava, interventnih zaliha i potraživanja.
(3) Provjerom ispunjavanja akreditacijskih kriterija moraju se obuhvatiti i funkcije koje je Agencija delegirala.
(4) Provjera ispunjavanja akreditacijskih kriterija mora se provesti u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima.
Članak 16.
(1) Nakon obavljene revizije, vanjsko revizijsko tijelo sastavlja izvješće o reviziji u kojem izražava mišljenje o uspostavljenom sustavu unutarnjih kontrola i ispunjavanju akreditacijskih kriterija te daje preporuke za otklanjanje uočenih nedostataka.
(2) Revizijsko tijelo može izraziti mišljenje da je sustav unutarnjih kontrola:
– vrlo dobar,
– dobar,
– odgovarajući ili
– neučinkovit.
(3) Mišljenje iz stavka 2. ovog članka daje se u skladu i prema uvjetima propisanim Dodatkom II koji je sastavni dio ovog Pravilnika.
Članak 17.
Na temelju izvješća vanjskog revizijskog tijela Nadležno tijelo može donijeti:
– upute Agenciji o ispravljanju nedostataka,
– odluku o akreditaciji ili
– odluku o privremenoj akreditaciji.
Članak 18.
(1) Ako Nadležno tijelo, na temelju nalaza predakreditacijske revizije, utvrdi da Agencija ne ispunjava u potpunosti neki od akreditacijskih kriterija dostavlja Agenciji upute o ispravljanju nedostataka prije donošenja odluke o akreditaciji, zajedno s rokovima provedbe.
(2) Nadležno tijelo donosi odluku o akreditaciji u roku od 15 dana nakon primitka izvješća vanjskog revizijskog tijela da su svi nedostaci iz stavka 1. ovog članka ispravljeni.
Članak 19.
(1) Ako Nadležno tijelo utvrdi da Agencija u potpunosti ispunjava sve akreditacijske kriterije, donosi odluku o akreditaciji.
(2) Odluku iz stavka 1. Nadležno tijelo dostavlja Europskoj komisiji. Uz odluku, dostavlja sljedeće podatke o Agenciji:
– naziv i propis koji uređuje unutarnje ustrojstvo,
– opis administrativnih i računovodstvenih postupaka i sustava unutarnjih kontrola koje Agencija provodi vezano uz korištenje poljoprivrednih fondova EU,
– odgovornosti Agencije,
– podjelu nadležnosti ustrojstvenih jedinica Agencije,
– dokumente koji uređuju odnos Agencije s drugim tijelima ili drugim osobama suodgovornim za provedbu mjera koje se financiraju iz poljoprivrednih fondova EU,
– opis postupaka za zaprimanje, provjeru i utvrđivanje opravdanosti zahtjeva podnositelja te opis postupaka za odobravanje, isplatu i računovodstvo izdataka,
– odredbe o sigurnosti informacijskih sustava,
– opis unutarnje revizije.
Članak 20.
(1) Ako Nadležno tijelo utvrdi da Agencija ne ispunjava jedan ili više akreditacijskih kriterija, donosi odluku o privremenoj akreditaciji.
(2) U slučaju iz stavka 1. ovog članka, Nadležno tijelo dostavlja Agenciji detaljne upute o ispravljanju nedostataka te određuje rok za njihovu provedbu.
(3) Nadležno tijelo određuje trajanje privremene akreditacije uzimajući u obzir nalaze predakreditacijske revizije i utvrđene nedostatke, a ne može biti dulje od 12 mjeseci.
(4) Nadležno tijelo u opravdanim slučajevima može podnijeti zahtjev Europskoj komisiji za produljenje roka iz stavka 3. ovog članka.
(5) O produljenju roka Nadležno tijelo bez odlaganja obavještava Agenciju.
Članak 21.
(1) Nadležno tijelo putem Samostalne službe prati ispravljanje nedostataka iz članka 20. stavka 2. ovog Pravilnika te, ovisno o ispunjavanju akreditacijskih kriterija, odlučuje o dodjeljivanju akreditacije ili povlačenju odluke o privremenoj akreditaciji.
(2) Nadležno tijelo donosi odluke iz stavka 1. ovog članka u roku od 15 dana nakon primitka izvješća vanjskog revizijskog tijela o ispravljanju nedostataka.
3. NADZOR ISPUNJAVANJA AKREDITACIJSKIH KRITERIJA
Članak 22.
(1) Nadležno tijelo putem Samostalne službe provodi nadzor nad radom Agencije vezano uz isplatu sredstava poljoprivrednih fondova EU, odnosno ispunjavanje akreditacijskih kriterija iz članka 11. ovog Pravilnika.
(2) Nadležno tijelo provodi nadzor na temelju izvješća Tijela za ovjeravanje, izvješća drugih vanjskih revizija i unutarnje revizije Agencije, te institucija koje provode nadzor.
(3) Nadležno tijelo može, u slučaju potrebe, angažirati vanjsko revizijsko tijelo, neovisno o Agenciji.
Članak 23.
(1) Izvješća Tijela za ovjeravanje o provedenoj reviziji izdataka i sustavu unutarnje kontrole predstavljaju osnovu za nadzor nad poslovanjem Agencije i provjeru ispunjavanja akreditacijskih kriterija.
(2) Prava i obveze Tijela za ovjeravanje vezano uz izvješćivanje Nadležnog tijela, određuju se sporazumom zaključenim između ova dva tijela.
(3) Samostalna služba izvješćuje ministra nadležnog za poljoprivredu o nalazima Tijela za ovjeravanje u roku od 15 dana od dana primitka izvješća iz stavka 1. ovog članka, uz prijedlog potrebnih mjera za otklanjanje uočenih nedostataka.
(4) U roku 30 dana od dana primitka izvješća iz stavka 1. ovog članka, Nadležno tijelo dostavlja Agenciji plan za otklanjanje utvrđenih nedostataka s rokovima za provođenje pojedinih mjera.
Članak 24.
(1) Radi zaštite financijskih interesa Republike Hrvatske i Europske unije uspostavlja se trajna suradnja između Agencije i Nadležnog tijela, odnosno Samostalne službe.
(2) Za potrebe praćenja ispunjavanja akreditacijskih kriterija i svih obveza koje proizlaze iz ovog Pravilnika, Nadležno tijelo organizira redovite tromjesečne sastanke s Agencijom.
(3) Nadležno tijelo, u slučaju potrebe, organizira sastanke i izvan rokova propisanih stavkom 2. ovog članka.
Članak 25.
(1) Radi provjere ispunjavanja akreditacijskih kriterija Agencija mora obavještavati Nadležno tijelo, odnosno Samostalnu službu o svim važnim pojedinostima koje imaju utjecaj na ispunjenje akreditacijskih kriterija te dostavljati:
– izvješća vanjskih revizora i drugih oblika nadzora,
– izvješća unutarnje revizije (s planovima provedbe preporuka i izvješćima o njihovu provođenju),
– izvješća o realizaciji preporuka Tijela za ovjeravanje i drugih provedenih revizija,
– izvješća vezana uz delegirane funkcije,
– izvješća o nepravilnostima,
– izvješća o kontrolama na terenu,
– godišnje izjave o jamstvu,
– godišnja izvješća o radu i financijske izvještaje.
(2) Agencija je dužna, na zahtjev Nadležnog tijela, dostaviti i druga potrebna izvješća i dokumentaciju.
(3) Agencija je dužna obavijestiti Nadležno tijelo, odnosno Samostalnu službu o svim odlukama, odnosno promjenama koje bi mogle utjecati na ispunjavanje akreditacijskih kriterija.
(4) Agencija je dužna izvješća iz stavka 1. i odluke iz stavka 3. ovog članka dostaviti Nadležnom tijelu u roku od 15 dana od dana njihova primitka, odnosno donošenja.
Članak 26.
Nadležno tijelo može, putem Samostalne službe, provjeriti funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola vezanih uz korištenje sredstava poljoprivrednih fondova EU u središnjem uredu i regionalnim uredima Agencije, kao i u tijelima kojima su delegirane funkcije Agencije.
Članak 27.
(1) Na temelju izvješća Tijela za ovjeravanje i drugih vanjskih revizora, unutarnje revizije Agencije, kao i drugih tijela koje provode nadzor, a koji se odnosi na akreditacijske kriterije i sposobnost obavljanja zadaća Agencije, Nadležno tijelo donosi plan otklanjanja utvrđenih nedostataka i određuje mjere i aktivnosti koje Agencija treba provesti kako bi se otklonili utvrđeni nedostaci, kao i rok provedbe mjera i aktivnosti.
(2) Agencija je dužna izvijestiti Nadležno tijelo o provođenju mjera i aktivnosti iz stavka 1. ovog članka u roku od 15 dana od proteka određenog roka.
Članak 28.
(1) Ako na temelju izvješća Tijela za ovjeravanje i drugih vanjskih revizora Nadležno tijelo utvrdi da je Agencija prestala ispunjavati jedan ili više akreditacijskih kriterija ili ih ispunjava tako da to utječe na njezinu sposobnost izvršavanja zadaća iz stavka 4. članka 4. ovog Pravilnika, Samostalna služba predlaže ministru nadležnom za poljoprivredu donošenje odluke o uvjetnoj akreditaciji.
(2) Kada ministar nadležan za poljoprivredu donese odluku o uvjetnoj akreditaciji, Samostalna služba dostavlja Agenciji plan za otklanjanje utvrđenih nedostataka u razdoblju, koje se utvrđuje ovisno o značajnosti utvrđenih nedostataka, a koje nije dulje od 12 mjeseci od dana određivanja uvjetne akreditacije.
(3) Nadležno tijelo izvješćuje Europsku komisiju o planovima izrađenim na temelju stavka 2. ovog članka, kao i o provedbi tih planova.
(4) Nadležno tijelo u opravdanim slučajevima može zatražiti od Europske komisije produljenje roka iz stavka 2. ovog članka.
4. POVLAČENJE AKREDITACIJE
Članak 29.
(1) Ako Samostalna služba utvrdi da Agencija nije provela mjere i aktivnosti iz članka 27. ovog Pravilnika u određenom roku ili da više ne ispunjava akreditacijske kriterije, predlaže ministru nadležnom za poljoprivredu donošenje odluke o povlačenju akreditacije.
(2) O povlačenju akreditacije Nadležno tijelo obavještava Europsku komisiju u roku osam dana od dana donošenja odluke.
(3) U cilju osiguranja kontinuiteta isplata potpora korisnicima u slučaju povlačenja akreditacije, Nadležno tijelo akreditira drugu pravnu osobu za plaćanja u poljoprivredi u skladu s odredbama ovoga Pravilnika.
(4) Na drugu pravnu osobu iz stavka 3. ovog članka primjenjuju se svi uvjeti i postupak akreditacije propisan ovim Pravilnikom.
5. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 30.
(1) Ovaj Pravilnik stupa na snagu osam dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
(2) Odredbe članaka od 22. do 29. ovog Pravilnika stupaju na snagu danom pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji.
Klasa: 011-02/10-01/250
Urbroj: 525-16-00-0796/11-9
Zagreb, 29. ožujka 2011.
Potpredsjednik Vlade Republike Hrvatske i ministar poljoprivrede, ribarstva i ruralnog razvoja Petar Čobanković, v. r.
DODATAK I
AKREDITACIJSKI KRITERIJI
1. UNUTARNJE OKRUŽENJE
(A) Unutarnje ustrojstvo
Agencija mora imati unutarnje ustrojstvo koje omogućava obavljanje sljedećih glavnih funkcija vezano uz izdatke Europskoga poljoprivrednog jamstvenog fonda (u daljnjem tekstu: EAGF) i Europskoga poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (u daljnjem tekstu: EAFRD)
1. Odobravanje i kontrola plaćanja, kako bi se utvrdilo jesu li iznosi koje treba isplatiti podnositeljima zahtjeva u skladu s propisima Europske unije, uključujući administrativnu kontrolu i kontrolu na terenu;
2. Isplata odobrenih iznosa podnositelju zahtjeva (ili njegovom opunomoćeniku) ili, u slučaju ruralnog razvoja, isplata doprinosa Europske unije;
3. Računovodstvo za evidentiranje svih plaćanja odvojeno za fond EAGF i EAFRD, u obliku informacijskog sustava i pripreme periodičnih izvješća o izdacima, uključujući mjesečne, tromjesečne (za EAFRD) i godišnje izjave Komisiji. Na računima također treba evidentirati podatke o imovini financiranoj iz poljoprivrednih fondova EU, posebice o interventnim zalihama, predujmovima, jamstvima i dužnicima.
Ustrojstvena struktura Agencije mora omogućiti jasnu raspodjelu ovlasti i odgovornosti na svim operativnim razinama te odvajanje triju funkcija iz ove točke, čija nadležnost mora biti utvrđena organizacijskom shemom Agencije. Ustrojstvena struktura također uključuje tehničke jedinice i jedinicu za unutarnju reviziju iz točke 4. Akreditacijskih kriterija.
(B) Standardi u pogledu ljudskih potencijala
Agencija mora osigurati sljedeće:
1. Odgovarajuće ljudske potencijale, kao i tehničke vještine potrebne na različitim razinama poslovanja za provođenje zadaća i aktivnosti;
2. Podjelu dužnosti na taj način da niti jedan zaposlenik nema više od jedne odgovornosti za odobravanje, plaćanje ili računovodstvo te da niti jedan zaposlenik ne obavlja niti jedan od navedenih poslova bez nadzora njegova rada od strane drugog zaposlenika;
3. Odgovornosti svakog zaposlenika određene su u pisanom obliku, uključujući i određivanje financijskih ograničenja njegovih ovlasti;
4. Izobrazba osoblja primjerena je na svim razinama poslovanja i postoji politika izmjene osoblja na osjetljivim položajima ili, kao drugo rješenje, pojačan nadzor;
5. Poduzimaju se odgovarajuće mjere radi izbjegavanja sukoba interesa kada osoba koja radi na odgovornom ili osjetljivom položaju vezanom uz provjeravanje, odobravanje, plaćanje i računovodstveno praćenje zahtjeva istodobno obavlja druge funkcije izvan Agencije.
(C) Delegiranje funkcija
Ako Agencija bilo koju zadaću, osim funkcije plaćanja, povjerava (delegira) drugom tijelu moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:
1. Između Agencije i navedenog tijela mora se zaključiti pisani sporazum u kojem se točno navode informacije i popratna dokumentacija koju je potrebno dostaviti Agenciji, kao i rok dostave. Sporazum mora Agenciji omogućavati ispunjavanje akreditacijskih kriterija;
2. Agencija u svakom slučaju ostaje odgovorna za učinkovito upravljanje sredstvima poljoprivrednih fondova EU;
3. Odgovornosti i obveze drugog tijela, posebice vezano uz kontrolu i provjeru poštivanja pravila Europske unije, moraju biti jasno određene;
4. Agencija osigurava da delegirano tijelo posjeduje učinkovite sustave za ispunjenje njegovih odgovornosti na zadovoljavajući način;
5. Delegirano tijelo izrijekom potvrđuje Agenciji da uistinu ispunjava svoje odgovornosti i opisuje na koji način;
6. Agencija redovito kontrolira delegirane funkcije kako bi potvrdila da je obavljeni posao zadovoljavajućeg standarda te da je u skladu s pravilima Europske unije.
Navedeni uvjeti primjenjuju se mutatis mutandis na funkcije delegirane Carinskoj upravi Ministarstva financija Republike Hrvatske.
2. KONTROLNE AKTIVNOSTI
(A) Postupci odobravanja zahtjeva
Agencija propisuje sljedeće postupke:
1. Agencija utvrđuje detaljne postupke za zaprimanje, evidentiranje i obradu zahtjeva, uključujući opis svih dokumenata koji se moraju koristiti;
2. Svaki zaposlenik koji je odgovoran za odobravanje mora imati na raspolaganju detaljni kontrolni popis (kontrolnu listu) provjera koje mora provesti, i u popratnoj dokumentaciji uz zahtjev mora priložiti svoju potvrdu o obavljenim kontrolama. Potvrde mogu biti u elektronskom obliku. Uz navedeno, mora postojati dokaz da je nadređeni zaposlenik provjerio rad;
3. Plaćanje zahtjeva se odobrava tek nakon obavljanja potrebnih provjera, kojima se utvrđuje sukladnost s pravilima Europske unije.
Ove provjere uključuju provjere određene odgovarajućim propisima kojima se uređuju posebne mjere u okviru kojih se zahtjeva potpora. Provjerom treba obuhvatiti sve postupke kojima se osigurava učinkovita zaštita financijskih interesa Europske unije, a posebno u svrhu:
– provjere istinitosti i pravilnosti djelovanja koja se financiraju iz poljoprivrednih fondova EU,
– sprječavanja i praćenja nepravilnosti,
– naplate sredstava izgubljenih uslijed nepravilnosti ili nemara.
Za EAFRD utvrđuju se dodatni postupci za potvrđivanje poštivanja kriterija dodjele potpore, kao i svih primjenjivih pravila, posebice pravila javne nabave i zaštite okoliša.
4. Rukovodstvo Agencije treba biti redovito i pravodobno obaviješteno o rezultatima provedenih kontrola, kako bi se dostatnost kontrola mogla uzeti u obzir prije odlučivanja o pojedinačnim zahtjevima;
5. Obavljeni posao detaljno se opisuje u izviješću koje prati svaki zahtjev, skup zahtjeva, ili, po potrebi, u izviješću koje obuhvaća jednu tržišnu godinu. Izviješće sadrži i potvrdu prihvatljivosti odobrenih zahtjeva, te prirodu, opseg i područje obavljenog posla. Za EAFRD dodatno se izdaje potvrda da su poštovani kriteriji dodjele potpore te da su poštovana sva primjenjiva pravila Europske unije, posebice pravila javne nabave i zaštite okoliša. Ako su kontrole provedene na uzorku zahtjeva, utvrđuju se odabrani zahtjevi, opisuje se metoda uzimanja uzoraka, rezultati provjera i poduzete mjere u pogledu odstupanja i nepravilnosti o kojima se izvješćuje. Popratna dokumentacija mora dati dostatna jamstva da su obavljene sve tražene provjere prihvatljivosti odobrenih zahtjeva;
6. Kada dokumente (u papirnatom ili elektroničkom obliku) koji se odnose na odobrene zahtjeve i provedene kontrole zadržavaju druga tijela, navedena tijela i Agencija utvrđuju postupke kojima se osigurava evidentiranje mjesta na kojem se nalaze svi dokumenti relevantni za plaćanje koje je provela Agencija.
(B) Postupci plaćanja
Agencija usvaja potrebne postupke kojima se osigurava plaćanje samo na bankovne račune podnositelja zahtjeva ili njegovog opunomoćenika. Plaćanje provodi banka Agencije u roku pet radnih dana od dana terećenja računa poljoprivrednih fondova EU. Usvajaju se postupci kojima se osigurava da se sva sredstva za koja nije izvršen transfer ponovo uplate nadležnom fondu. Plaćanja se ne provode u gotovini. Odobrenje koje izdaje ovlašteni zaposlenik i/ili njegov nadređeni može se dati i u elektroničkom obliku, pod uvjetom da je osigurana primjerena razina sigurnosti i da je identitet potpisnika unesen u elektroničku evidenciju.
(C) Postupci za računovodstvo
Agencija usvaja sljedeće postupke:
1. Računovodstveni postupci osiguravaju da su mjesečne, tromjesečne (za EAFRD) i godišnje izjave o izdacima potpune, točne i pravodobne, te da su sve pogreške i propusti otkriveni i ispravljeni, osobito provjerama i periodičnim usklađivanjima;
2. Računovodstvo za interventne zalihe osigurava da se količine i s njima vezani troškovi pravilno i što prije obrade te evidentiraju po identifikacijskim grupama i na pravilan račun u svakoj fazi, od prihvaćanja ponuda do fizičkog raspolaganja proizvodima, u skladu s primjenjivim odredbama, osiguravajući da se u svakom trenutku može odrediti količina i priroda zaliha na svakoj lokaciji.
(D) Postupci za predujmove i jamstva
Plaćeni predujmovi evidentiraju se odvojeno u računovodstvenim ili pomoćnim evidencijama. Usvajaju se postupci kojima se osigurava sljedeće:
1. Jamstva izdaju samo financijske institucije koje ispunjavaju propisane uvjete i koje su odobrila nadležna tijela, a ostaju važeća do oslobađanja ili aktiviranja na zahtjev Agencije;
2. Predujmovi se obračunavaju u propisanim rokovima, a oni koji prelaze rokove se odmah identificiraju i aktiviraju predmetna jamstva.
(E) Postupci vezani uz dugove
Svi kriteriji iz točaka (A) do (D) primjenjuju se mutatis mutandis na pristojbe, aktivirana jamstva, vraćena sredstva i namjenske prihode koje Agencija mora naplatiti u ime poljoprivrednih fondova EU.
Agencija uspostavlja sustav za priznavanje svih dugova i njihovo evidentiranje u knjizi dužnika. Knjiga dužnika se redovno pregledava i poduzimaju se aktivnosti za naplatu dospjelih dugova.
(F) Revizorski trag
Informacije vezane uz dokumentirane dokaze o odobravanju, računovodstvu i plaćanju zahtjeva te o predujmovima, jamstvima i dugovima na raspolaganju su u Agenciji kako bi se u svakom trenutku osigurao dovoljno detaljan revizorski trag.
3. INFORMACIJE I KOMUNIKACIJA
(A) Komunikacija
Agencija usvaja postupke kojima se osigurava evidentiranje svih promjena pravnog okvira Europske unije, posebice promjene iznosa potpora, te pravodobno ažuriranje priručnika, uputa, baza podataka i kontrolnih lista.
(B) Sigurnost informacijskih sustava
Sigurnost informacijskih sustava temelji se na kriterijima jednog od sljedećih međunarodno prihvaćenih standarda, propisanima u verziji koja se primjenjuje u predmetnoj financijskoj godini:
1. International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO),
2. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),
3. Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).
Agencija mora izabrati jednu od navedenih međunarodnih normi kao temelj sigurnosti svoga informacijskog sustava.
4. PRAĆENJE
(A) Trajno praćenje putem aktivnosti unutarnje kontrole
Trajnim praćenjem moraju se obuhvatiti barem sljedeća područja:
1. Praćenje rada tehničkih službi i delegiranih tijela koja su odgovorna za provođenje kontrola i drugih funkcija kojima se osigurava pravilna provedba propisa, smjernica i postupaka;
2. Predlaganje promjena sustava u cilju poboljšanja sustava kontrole općenito;
3. Pregled zahtjeva i prijava koji su dostavljeni Agenciji, kao i ostalih informacija koje upućuju na moguće nepravilnosti.
Trajno praćenje sastavni je dio uobičajenog poslovanja Agencije. Svakodnevni postupci i aktivnosti kontrole Agencije kontinuirano se nadziru na svim razinama kako bi se osigurao detaljan revizorski trag.
(B) Posebne procjene putem unutarnje revizije
Agencija u tom smislu usvaja sljedeće postupke:
1. Jedinica unutarnje revizije neovisna je od ostalih ustrojstvenih jedinica Agencije i odgovorna je izravno ravnatelju Agencije kojem podnosi izviješća;
2. Jedinica unutarnje revizije provjerava jesu li postupci koje je usvojila Agencija prikladni kako bi se osigurala sukladnost s pravilima te točnost, potpunost i pravodobnost računa Provjere se mogu ograničiti na odabrane mjere i uzorke transakcija pod uvjetom da plan revizije osigurava da su revizijom u razdoblju od pet godina obuhvaćena sva značajna područja, uključujući i odjele odgovorne za odobrenja plaćanja;
3. Rad jedinice za unutarnju reviziju obavlja se u skladu s međunarodno prihvaćenim standardima i evidentira u radnoj dokumentaciji, a rezultat rada su izviješća i preporuke.
DODATAK II
PROVJERA I IZVJEŠĆIVANJE O ISPUNJAVANJU AKREDITACIJSKIH KRITERIJA
Provjere sustava unutarnjih kontrola
Prilikom procjene sustava unutarnjih kontrola, odnosno ispunjavanja akreditacijskih kriterija iz Dodatka I ovoga Pravilnika provjeravaju se sljedeći postupci:
1) odobravanje plaćanja,
2) izvršavanje plaćanja,
3) računovodstvo,
4) upravljanje predujmovima i bankovnim jamstvima,
5) upravljanje dugovima.
Struktura revizorskog izvješća
Revizorsko izvješće treba sadržavati posebne matrice za svaki sustav kontrole (populaciju) kako slijedi:
– matrica 1: mjere koje se financiraju iz EAGF-a, a provode se putem IAKS-a: izravna plaćanja, posebna plaćanja i ostale potpore koje se temelje na površini ili broju grla stoke;
– matrica 2: mjere koje se financiraju iz EAGF-a, a ne provode se putem IAKS-a: tržni redovi, trgovinski mehanizmi, posebne mjere marketinške potpore i ostale sheme plaćanja iz prvog stupa Zajedničke poljoprivredne politike;
– matrica 3: upravljanje dugovima iz EAGF-a;
– matrica 4: mjere koje se financiraju iz EAFRD-a, a provode se putem IAKS-a (os II. ruralnog razvoja);
– matrica 5: mjere koje se financiraju iz EAFRD-a, a ne provode se putem IAKS-a (osi I., III. i IV. ruralnog razvoja);
– matrica 6: upravljanje dugovima iz EAFRD-a.
Sustav ocjenjivanja
Ispunjenje svakog akreditacijskog kriterija ocjenjuje se sljedećim ocjenama:
ocjena 1: očito neispunjenje akreditacijskog kriterija ili ozbiljni nedostatak pri čemu je ozbiljnost nedostatka takva da Agencija ne može ispunjavati funkcije iz stavka 4. članka 4. ovoga Pravilnika;
ocjena 2: loše ispunjenje kriterija (ostali nedostaci koji se ne ocjenjuju ocjenom 1, ali čije ispravljanje nadzire Nadležno tijelo);
ocjena 3: odgovarajuće ispunjenje kriterija (uočeni manji problemi koje Agencija može lako ispraviti);
ocjena 4: vrlo dobro ispunjenje kriterija;
ocjena 5: najbolja praksa.
Utjecaj ocjene na akreditaciju
Ako je bilo koje revidirano područje ocijenjeno ocjenom 1, može se dodijeliti samo privremena, odnosno uvjetna akreditacija. Za svako područje ocijenjeno ocjenom 2, Nadležno tijelo prati ispravljanje nedostataka od strane Agencije.
Sveukupna procjena akreditacijskih kriterija
Za ukupnu procjenu sustava kontrola, odnosno populacije u matrici izražavaju se sljedeća mišljenja:
»neučinkovit sustav unutarnjih kontrola« – ako matrica sadrži nekoliko ocjena 1 i/ili 2;
»odgovarajući sustav unutarnjih kontrola« – ako je većina ocjena u matrici 3, a svega nekoliko ocjena 2;
»dobar sustav unutarnjih kontrola« – ako su sve ocjene u matrici barem 3, uz nekoliko ocjena 4;
»vrlo dobar sustav unutarnjih kontrola« – ako su sve ocjene u matrici barem 4.
Model matrica
Izvor: http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2011_04_40_952.html