DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE
Na osnovi članka 11. stavka 2. alineja 5. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske(»Narodne novine«, broj 44/06 i 19/07) i članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07), Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj 16. ožujka 2016. donijelo je
Pročišćeni tekst
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuje se obrada, odlaganje, čuvanje, odabiranje i izlučivanje javnog arhivskog i registraturnog gradiva (u daljnjem tekstu: gradivo) Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: Povjerenstvo) te drugih tijela za provedbu izbora i referenduma nastalog u postupku:
– izbora za zastupnike u Hrvatski sabor,
– izbora za predsjednika Republike Hrvatske,
– izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske,
– izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike,
– izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika hrvatskog naroda,
– izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave,
– izbora za članove vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave,
– provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma
– provedbi nadzora godišnjeg financijskog poslovanja i godišnjih financijskih izvještaja (u daljnjem tekstu: redovni nadzor financiranja) u smislu članka 27. st. 1. Zakona o financiranju političkih aktivnosti i izborne promidžbe (»Narodne novine«, broj 24/11, 61/11, 27/13 i 48/13 – proč. tekst i 2/14 – Odluka Ustavnog suda Republike Hrvatske, broj U-I-2986/2013, u daljnjem tekstu: Zakon o financiranju), te nadzora financiranja izborne promidžbe u smislu članka 27. st. 2. Zakona o financiranju i
– ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva.
Ovim Pravilnikom uređuje se i način vođenja uredskih i drugih evidencija o arhivskom i registraturnom gradivu koje se vode u Stručnoj službi Povjerenstva.
Članak 2.
Gradivo iz članka 1. ovoga Pravilnika čine sljedeće dokumentacijske cjeline:
1) izborna dokumentacija izbora za zastupnike u Hrvatski sabor,
2) izborna dokumentacija izbora za Predsjednika Republike Hrvatske,
3) izborna dokumentacija izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske,
4) izborna dokumentacija izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike,
5) izborna dokumentacija izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika hrvatskog naroda,
6) izborna dokumentacija za izbor članova predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave,
7) izborna dokumentacija za izbor članova vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave,
8) dokumentacija za provedbu državnog referenduma,
9) dokumentacija za provedbu lokalnog i savjetodavnog referenduma,
10) dokumentacija nastala u postupku provedbe redovnog nadzora financiranja,
11) dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe i
12) predmetna dokumentacija redovnog poslovanja.
Članak 3.
Osoba odgovorna za rad pismohrane Povjerenstva je tajnik Povjerenstva.
Osoba zadužena za postupanje sa arhivskim gradivom u pismohrani Povjerenstva je službenik Povjerenstva sa položenim stručnim ispitom za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva (u daljnjem tekstu: zadužena osoba za arhiv).
Članak 4.
Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog Pravilnika čine:
1. obvezatne upute Povjerenstva za rad izbornih povjerenstava i biračkih odbora,
2. rješenja o imenovanju izbornih tijela odnosno tijela za provedbu referenduma,
3. upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja,
4. odluke o pravovaljano predloženim listama odnosno kandidatima i zbirne liste,
5. odluke o određivanju biračkih odnosno glasačkih mjesta,
6. odluke nastale u postupku provedbe izbora odnosno referenduma,
7. upotrijebljeni obrasci za provedbu izbora odnosno referenduma,
8. zapisnici o radu izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provedbu referenduma, biračkih odbora odnosno odbora za provedbu glasovanja na referendumu,
9. glasački listići,
10. upotrijebljeni izvodi iz popisa birača s potvrdama i popisi za glasovanje,
11. službeni rezultati izbora odnosno referenduma i
12. predmetna dokumentacija u svezi provedbe izbora i referenduma.
Članak 5.
Dokumentaciju u provedbi redovnog nadzora financiranja čine:
– financijski izvještaji za izvještajno razdoblje od 1. siječnja do 31. prosinca iz članka 30. st. 2. i 3. Zakona o financiranju (u daljnjem tekstu: godišnji financijski izvještaji) političkih stranaka, nezavisnih zastupnika i članova predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave izabranih s lista grupa birača,
– godišnji financijski izvještaji političkih stranaka iz članka 30. st. 5. Zakona o financiranju i
– financijski izvještaji nezavisnih zastupnika i članova predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave izabranih s lista grupa birača iz članka 30. st. 7. Zakona o financiranju.
Članak 6.
Dokumentaciju u provedbi nadzora financiranja izborne promidžbe čine:
– izvješća o primljenim donacijama i izvješća o troškovima iz članka 24. st. 1. Zakona o financiranju,
– financijski izvještaji o financiranju izborne promidžbe iz članka 34. st. 1. i 2. Zakona o financiranju sa sastavnim dijelovima,
– izvješća o provedenom nadzoru financiranja izborne promidžbe i
– odluke o administrativnim sankcijama.
Članak 7.
Predmetnu dokumentaciju redovnog poslovanja čini dokumentacija povezana sa sljedećim cjelinama:
1. Organizacija i upravljanje
1.1. Upravljanje
– zapisnici sa sjednica Povjerenstva
– odluke Povjerenstva
1.2. Propisi i normativni akti
– poslovnici o radu Povjerenstva
– interni normativni akti (Pravilnici i sl.)
1.3. Žigovi i deponirani potpisi
– općenito
– žigovi
– deponirani potpisi
2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi
2.1. Ljudski resursi
– općenito
– školovanje i stručno usavršavanje
– državni stručni ispit
2.2. Rad i radni odnosi
– općenito
– radna mjesta
– evidencija zaposlenika
– natječaji
– zasnivanje radnog odnosa na određeno vrijeme
– zasnivanje radnog odnosa na neodređeno vrijeme
– radno vrijeme
– godišnji odmori
– disciplinska i materijalna odgovornost
– plaće i naknade plaća
– ostala primanja iz radnog odnosa
– bolovanja
– zaštita na radu
– zdravstveno osiguranje
– mirovinsko i invalidsko osiguranje
– ugovori o djelu
– autorski ugovori
– rad volontera
3. Poslovni prostor i oprema
3.1. Poslovni prostor
– općenito
– stjecanje i raspolaganje
– održavanje
3.2 Oprema
– općenito
– namještaj
– računalna oprema
– ostala oprema
3.3. Sigurnost i zaštita
– općenito
– nesreće i nepogode
– rizici i osiguranje
4. Financijsko poslovanje i računovodstvo
4.1. Financijski planovi i izvješća
– općenito
4.2. Trošenje sredstava
– javna nabava
– godišnji planovi javne nabave
– odluke o početku postupka javne nabave
– dokumentacija za provođenje postupka javne nabave
– objave u službenom glasilu
– zapisnici o otvaranju ponuda
– ponude
– zapisnici o pregledu ponuda
– odluke o izboru najboljeg ponuditelja
– žalbe natjecatelja
– ugovori o izvođenju radova, nabavi robe i usluga
5. Informacijski resursi i dokumentacija
5.1. Pravo na pristup informacijama
– općenito
– katalog informacija
– upisnik o zahtjevima, postupcima i odlukama o ostvarivanju prava na pristup informacijama
– zahtjevi građana u svezi s ostvarenjem prava na pristup informacijama
5.2. Spisovodstvo
– općenito
– organizacija i klasifikacija spisa
– rukovanje spisima
– pohrana i zaštita gradiva
– nadzor
– vrednovanje, izlučivanje i predaja
5.3. Seminari i konferencije
– općenito
– organizacija seminara i konferencija
– sudjelovanje na seminarima i konferencijama.
Članak 8.
Nakon što bude popisano, u sređenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice, arhivsko gradivo iz članka 2. ovog Pravilnika odlaže se i čuva u pismohrani.
Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeće oznake:
1. Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske odnosno naziv drugog tijela za provedbu izbora ili referenduma,
2. klasifikacijsku oznaku i njen sadržaj,
3. granične brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku,
4. oznaku godine nastanka,
5. rok čuvanja i
6. oznaku »pismohrana«.
Članak 9.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1. – 9. predaje se u pismohranu najkasnije u roku od tri mjeseca od objave konačnih rezultata izbora odnosno referenduma, a gradivo iz članka 2. točaka 10. – 12. najkasnije u roku godine dana nakon što mu od ovlaštene osobe bude dodijeljena oznaka »a/a« (ad acta).
Članak 10.
Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o primopredaji i popisa arhivskog gradiva.
Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i zadužena osoba za arhiv.
Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provedbu referenduma jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave, zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici.
Članak 11.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11. i 12. Pravilnika, osim dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe na lokalnim izborima iz članka 6. al. 1. i 2. Pravilnika, čuva se u pismohrani Državnog izbornog povjerenstva, na lokaciji u Zagrebu, Visoka 15 i Trg sv. Marka 5.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovog Pravilnika, te dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe na lokalnim izborima iz članka 6. al. 1. i 2. ovog Pravilnika, čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave u kojima je nastala.
Članak 12.
Arhivsko gradivo mora biti pohranjeno u primjerenom prostoru opskrbljenom potrebnom opremom i inventarom, sukladno odredbama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07).
Članak 13.
O arhivskom gradivu koje se po odredbama ovog Pravilnika čuva u pismohrani, brine se tajnik Povjerenstva.
Tajnik Povjerenstva nadzire pohranjivanje, čuvanje i korištenje arhivskog gradiva te poduzima odgovarajuće mjere u slučaju utvrđenih nepravilnosti.
Članak 14.
Uvid u arhivsko gradivo odnosno korištenje arhivskog gradiva odobrava tajnik Povjerenstva, a sa arhivskim gradivom postupa zadužena osoba za arhiv.
Korištenje arhivskog gradiva se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem izvornika.
Izvornici arhivskog gradiva mogu se izdati na privremeno korištenje jedino na osnovi pisane zamolbe drugog državnog tijela i to ako se svrha zbog koje se zahtijeva izdavanje izvornika ne može postići izdavanjem preslika.
O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena evidencija u pisanom obliku.
Evidencija iz stavka 4. ovog članka sadrži: oznaku predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 1. ovog članka, ime, prezime, adresa, broj osobne iskaznice osobe koja uzima gradivo na korištenje (uz naznaku institucije ukoliko se gradivo uzima za potrebe iste), vlastoručni potpis osobe koja preuzima gradivo, datum preuzimanja i rok vraćanja gradiva.
Evidenciju iz stavka 4. ovog članka vodi zadužena osoba za arhiv, a njezin sadržaj odobrava tajnik Povjerenstva.
Korištenje arhivskog gradiva može se uskratiti u slučajevima propisanim Zakonom o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 25/13 i 85/15).
Članak 15.
Zadužena osoba za arhiv krajem svake godine provjerava da li je gradivo izdano tijekom godine sukladno članku 14. st. 3. ovog Pravilnika vraćeno u pismohranu.
Nadzor nad provjerom iz stavka 1. ovog članka obavlja tajnik Povjerenstva.
Utvrdi li se da izdano gradivo nije vraćeno, tajnik Povjerenstva tražit će povrat gradiva.
Korisnik gradiva dužan je bez odgode vratiti gradivo u arhiv ili tajniku Povjerenstva dati obrazloženi zahtjev da mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini.
O obrazloženom zahtjevu tajnik Povjerenstva donosi odluku pisanim putem bez odgode.
Članak 16.
O čuvanju arhivskog gradiva iz članka 11. st. 2. ovog Pravilnika koje se čuva u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, brinu se ovlaštene osobe u tim jedinicama, na odgovarajući način primjenjujući odredbe članaka 14. i 15. ovog Pravilnika.
Članak 17.
Organizacija postupka izlučivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Posebni popis) i Općem popisu za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02, u daljnjem tekstu: Opći popis).
Poseban popis je sastavni dio ovog Pravilnika.
Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu.
Članak 18.
Do isteka rokova za čuvanje gradiva, gradivo se čuva u prostorijama Povjerenstva u Zagrebu, Visoka 15, odnosno u prostorijama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.
Nakon isteka rokova za čuvanje gradiva, nadležno tijelo upućuje prijedlog za izlučivanje nadležnom državnom arhivu.
Prijedlog za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11. i 12. ovog Pravilnika, Povjerenstvo podnosi Hrvatskom državnom arhivu.
Prijedlog za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovog Pravilnika, nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma podnosi područnom državnom arhivu.
Prijedlog iz stavka 3. i 4. ovog članka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni broj, sadržaj-naziv-oznaka gradiva, vrijeme nastanka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa, te količinu gradiva.
Članak 19.
Po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10. i 12. ovog Pravilnika, Povjerenstvo donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje nadležnom izbornom povjerenstvu odnosno povjerenstvu za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje ili Komisiji za izlučivanje gradiva imenovanoj od strane Povjerenstva (dalje: Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu).
Nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo iz stavka 1. ovog članka koje se izlučuje ili Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu provodi postupak izlučivanja.
Po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. točke 11. ovog Pravilnika, Povjerenstvo donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje ovlaštenoj osobi pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave odnosno Komisiji za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, ovisno o tome nalazi li se gradivo u prostorijama jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave ili u prostorijama Povjerenstva.
Ovlaštena osoba pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo iz stavka 3. ovog članka koje se izlučuje odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu provodi postupak izlučivanja.
Po primitku odobrenja područnog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovog Pravilnika, nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje ovlaštenoj osobi u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo koje se izlučuje.
Ovlaštena osoba pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo iz stavka 5. ovog članka koje se izlučuje provodi postupak izlučivanja.
Izlučeno gradivo predaje se radi uništenja u industrijsku obradu.
Članak 20.
O postupku uništenja izlučenog gradiva vodi se zapisnik.
Za gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10. i 12. ovog Pravilnika nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje, odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, dužno je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti Povjerenstvu.
Za gradivo iz članka 2. točke 11. ovog Pravilnika, ovlaštena osoba u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave, odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, dužna je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti Povjerenstvu.
Povjerenstvo je dužno Hrvatskom državnom arhivu za izlučeno gradivo iz stavka 1. i 2. ovog članka dostaviti kopije svih zapisnika i to nakon završetka svih postupka izlučivanja.
Za gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovog Pravilnika, ovlaštena osoba u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje, dužna je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti područnom državnom arhivu.
Članak 21.
Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu za gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11. i 12. ovog Pravilnika, osim dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe na lokalnim izborima iz članka 6. al. 1. i 2. ovog Pravilnika, popis arhivskog gradiva vodi Povjerenstvo.
Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu za gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovog Pravilnika, te dokumentaciju nastalu u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe na lokalnim izborima iz članka 6. al. 1. i 2. ovog Pravilnika, popis arhivskog gradiva vodi ovlaštena osoba u jedinici lokalne i područne (regionalne) samouprave.
Popis arhivskog gradiva iz stavka 1. i 2. ovog članka vodi se u skladu s člankom 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07).
Podaci iz evidencije o arhivskom gradivu dostavljaju se jednom godišnje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s Pravilnikom iz prethodnog stavka.
Članak 22.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11. i 12. ovog Pravilnika, čuva se u pismohrani Povjerenstva na način opisan člankom 11. st. 1. i 2. ovog Pravilnika, do predaje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9., čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave najduže tri mjeseca od objave konačnih rezultata izbora odnosno referenduma.
Protekom roka iz stavka 2. ovog članka, gradivo se predaje nadležnom područnom arhivu.
Članak 23.
Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva te stupa na snagu danom zaprimanja izdane suglasnosti odnosno u roku propisanom člankom 17. stavak 3. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07).
Članak 24.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u radu Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma (»Narodne novine«, broj 32/14).
Članak 25.
Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«.
Klasa: 036-02/16-02/01
Urbroj: 507/11-16-11
Zagreb, 16. ožujka 2016.